Ben je al bekend met onze nieuwste extensie?
Een van de meest krachtige onderdelen van de al lange tijd in de AppSource aanwezige Business Central add-ons Trade365 en Production365 is vanaf nu als losse extensie te downloaden.
Definieer eigen statussen en koppel deze aan documenten. Op die manier ontstaan er workflows die gebruikers door het proces begeleiden. Dit zorgt niet alleen voor sturing, maar ook voor inzicht, autorisatie en automatisering van processen. Hiermee kunnen veel fouten voorkomen worden en wordt het makkelijker om snel door te pakken.
- Wil je per documentstatus kunnen afdwingen welke controles en acties verplicht zijn voordat een volgende stap mogelijk is?
- Is het belangrijk dat alleen geautoriseerde gebruikers bepaalde statuswijzigingen mogen uitvoeren binnen Business Central?
- Heb je behoefte aan meer grip op je processen door gerichte controles op basis van filters en onderlinge relaties?
- Ontbreekt nu geregeld het inzicht op welke plaats in het proces een document zich bevindt?
Heb je een van bovenstaande vragen met ‘ja’ beantwoord? Lees dan zeker verder.
Waaruit bestaat deze functionaliteit?
Deze extensie bestaat uit een aantal onderdelen die gezamenlijk Business Central gebruikers in staat stelt om processen sneller en eenvoudiger te doorlopen.
Aanmaken van statussen en koppelen aan juiste document
De verschillende statussen waarin een record of document (in dit voorbeeld een verkooporder) zich voor jouw proces kan bevinden bepaal je zelf. Maak in eerste instantie een schets voor een duidelijk overzicht en creëer vervolgens deze statussen in Business Central.
Vergeet niet dat de statussen aan de juiste tabel en pagina(s) gekoppeld moeten worden voordat ze kunnen worden gebruikt.
Tip: dit werkt niet alleen voor verkooporders, maar kan je toepassen bij inkooporders, retourprocessen en (in productieomgevingen) productieorders.
Inzetten van controles
Op het moment dat een document van status wisselt kunnen één of meerdere controles worden uitgevoerd. Denk bij de verkooporder bijvoorbeeld aan het controleren of belangrijke velden zijn gevuld zoals:
- Extern documentnummer (referentie van de klant)
- Btw-nummer
- Verzendadres
- Heeft de verkooporder voldoende marge t.o.v. de kostprijs?
Ook is het mogelijk om controles uit te voeren op informatie die zich in gerelateerde tabellen, buiten de verkooporder, bevindt. Bijvoorbeeld een controle op de kredietlimiet van de klant of het eventueel aanwezig zijn van vervallen openstaande klantposten kan een reden zijn om de verkooporder niet naar de status ‘verzonden’ te zetten maar naar de status ‘controle’ voor verdere opvolging van de geconstateerde onwenselijke afwijkingen.
Als dergelijke controles al op een vroegtijdig stadium worden uitgevoerd kan het document zonder verdere problemen en bijbehorende vertragingen het proces doorlopen.
Bij afwijkingen tijdens deze controles zal hiervan een melding worden gegeven. De ‘fouten’ kunnen indien mogelijk meteen door de gebruiker worden opgelost om alsnog het proces te kunnen vervolgen.
Gebruik maken van automatische acties
Een andere krachtige optie van deze add-on is dat bij het wisselen van status ook vooraf ingestelde acties automatisch kunnen worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld het versturen van een orderbevestiging via e-mail. Een gebruiker hoeft er in dat geval geen tijd aan te besteden om de orderbevestiging te versturen maar kan erop vertrouwen dat dit automatisch door Business Central wordt uitgevoerd.
Autoriseren van statuswisselingen
Omdat het van belang kan zijn dat niet iedere gebruiker zondermeer een document in naar een bepaalde status door kan zetten, kan op de aanwezigheid van de juiste machtigingen worden gecontroleerd.
Wanneer de verkooporder in dit voorbeeld een te hoog kortingspercentage bevat mag deze niet zondermeer naar de status ‘verzonden’ gezet worden. Behalve wanneer de gebruiker, bijvoorbeeld een afdelingshoofd, over de juiste machtigingen beschikt.
Creëren van inzicht
Doordat documenten zijn voorzien van verschillende statussen ontstaat inzicht. Inzicht voor gebruikers om snel te herkennen in welke fase een document zich bevindt. Dit inzicht wordt versterkt doordat in het startscherm van Business Central tellers gecreëerd kunnen worden die meteen voor het gewenste inzicht zorgen.
Download de extensie
Een gratis proefversie van de extensie kan worden gedownload uit de Microsoft AppSource. Zoek hiervoor naar extensies van ‘GAC’ en open de extensie ‘Status Management’.
Kies voor de optie ‘Gratis proefversie’ en ga meteen aan de slag in jouw Business Central omgeving.
Kijk je liever een video?
Bekijk de onderstaande video om de beschreven functionaliteit in actie te zien. En volg ons YouTube kanaal ‘GAC On Air’ voor veel meer interessante content met betrekking tot Business Central en onze oplossingen.
Ben je overtuigd?
Neem contact met ons op wanneer je na het lezen van dit blog overtuigd bent dat deze toevoeging op Business Central ook jouw gebruikers kan ondersteunen en bedrijfsprocessen zal optimaliseren en verrijken. Download vandaag nog de gratis proefversie uit de Microsoft AppSource en ga aan de slag.
Wil je zeker weten dat de statusflow, controles en autorisaties meteen goed staan? Onze consultants helpen je graag bij het in gebruik nemen van deze oplossing, zodat het geen “extra IT-project” wordt, maar een verbetering die je snel merkt in de operatie.
Bart helpt je graag verder!
GAC