Werkdruk in de accountancy
Medewerkers van accountantskantoren hebben te maken met een enorme werkdruk. Door allerlei administratieve zaken te automatiseren, kan deze werkdruk worden verlaagd. Bijkomend voordeel is dat er meer tijd kan worden gespendeerd aan persoonlijk contact met de klanten. Er is een aanzienlijk potentieel voor tijd- en kostenbesparende toepassingen.
Hoe een virtuele medewerker jouw accountantskantoor verder helpt
Power Virtual Agents kan worden ingezet om snel te reageren op behoeften van klanten, eigen medewerkers, maar ook bezoekers op de website. Het mooie is dat voor deze intelligente gespreksbots geen code, dus geen inzet van ontwikkelaars vereist is. Omdat het soms moeilijk is om te weten waar je moet beginnen, worden diverse sjablonen aangeboden die helpen bij het maken en aanpassen van jouw specifieke behoeften.
Een bot wordt geactiveerd doordat iemand een vraag stelt. Hiervoor moeten triggerzinnen worden gedefinieerd. Deze triggerzinnen definiëren de manieren waarop gebruikers vragen zullen stellen over het onderwerp van de bot. Dit hoeft niet heel specifiek te zijn, aangezien Power Virtual Agents wordt geleverd met ingebouwde mogelijkheden voor natuurlijke taal. Dit heeft als voordeel dat slechts een paar triggerzinnen hoeven te worden gedefinieerd – zinnen waarvan je verwacht dat ze worden gebruikt – en de bot kan het onderwerp nauwkeurig activeren op basis van de invoer van de gebruiker. Zodra de triggerzinnen bij een onderwerp zijn gedefinieerd, kan de interactie van de bot met de gebruiker worden ingericht. De grafische interface van Power Virtual Agents maakt dit proces zeer eenvoudig.
De antwoorden die door gebruikers worden gegeven, kunnen als variabele worden opgeslagen. Hiermee kan een (tweede) proces worden opgestart, door de data bijvoorbeeld weg te schrijven in een ander systeem en daar een actie te laten triggeren.
Om er zeker van te zijn dat de bot doet wat je van te voren hebt bedacht, is het zinvol gebruik te maken van de ingebouwde testbot. Hiermee kan de bot in realtime worden getest voordat deze live wordt gezet.
Ter illustratie van de mogelijkheden van Power Virtual Agents, volgen hieronder een aantal voorbeelden hoe je zij je accountantskantoor verder kunnen helpen.
1. Informatie-aanvraag prospect vanuit website
Op het moment dat een prospect via de website aangeeft bepaalde dienstverlening te willen afnemen, kan de bot uitvragen welke dienstverlening wordt verlangd en bovendien de minimaal benodigde gegevens uitvragen. Met behulp van deze gegevens, kan volledig geautomatiseerd een lead (potentiële klant) worden aangemaakt in het CRM-systeem en een taak worden toegewezen aan een medewerker om dit verder op te pakken.
2. Inzicht in openstaande facturen
Een chatbot kan zonder tussenkomst van een medewerker veelvoorkomende vragen afhandelen. Denk hierbij aan het geven van inzicht in openstaande facturen of het verstrekken van een kopie van een openstaande factuur. Hierbij is het uiteraard belangrijk dat de chatbot zorgt voor de juiste identificatie van de klant op basis van de vastgelegde gegevens en bijvoorbeeld het versturen van een kopie naar het e-mailadres dat in het systeem bekend is.
3. Klant naar de juiste medewerker sturen
Als een klant contact opneemt via de chatbot, kan deze bot in het CRM-systeem zoeken naar de relatiebeheerder of een ander teamlid dat is gekoppeld aan deze klant. Vervolgens krijgt deze persoon een verzoek om contact op te nemen via het door de klant gewenste communicatiemiddel.
4. HR-ondersteuningsbot
Deze bot kan met behulp van relevante informatie uit de interne Knowledge Base van het bedrijf, veelvoorkomende HR-vragen beantwoorden. Denk aan vragen met betrekking tot verlofsaldi. De bot kan ook contact opnemen met de HR-experts van de organisatie en hen laten weten dat een medewerker hulp nodig heeft voor vragen waar hij geen antwoord op kan vinden.
Power Virtual Agents stimuleert de zakelijke, digitale transformatie!
De mogelijkheden zijn eindeloos en als je organisatie reeds gebruikmaakt van Teams, kunnen je werknemers nu al zonder extra kosten bots bouwen voor gebruik binnen Teams. En het wordt nog krachtiger als je Power Virtual Agents verbindt met het volledige Microsoft Power Platform. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheden om vanuit de chatbot een actie op te starten met behulp van Power Automate of het presenteren van de data uit de chatbot met behulp van Power BI.
GAC