Registratiefouten en onderbroken werkstromen zijn een paar van de meest tijdrovende en frustrerende problemen voor crediteurenafdelingen. Het maken van kleine foutjes tijdens deze complexe taken kan enorme of zelfs extreme gevolgen hebben.

Continia Document Capture

Met Continia Document Capture kan je elke stap van je inkomende factuurverwerking automatiseren; vanaf de ontvangst en registratie van de facturen, de matching met inkooporders en -ontvangsten tot en met het goedkeuren en het opnieuw opvragen van de pdf op een later tijdstip.

Bestanden die binnenkomen in vooraf gedefinieerde e-mailboxen worden automatisch gedownload en ter registratie klaargezet in Dynamics 365 Business Central. De ingebouwde OCR-technologie leest de inhoud van de facturen en verzorgt de eerste herkenning op basis van vastgelegde leveranciersgegevens en sjablonen. De pdf wordt bovendien automatisch gekoppeld, waardoor deze via de standaard navigeerfunctie op elke plek in het proces terug te vinden is. Naar wens kan regelherkenning of matching met inkooporders worden toegepast.

Op basis van ingestelde goedkeuringsstromen en bijbehorende bedragen per gebruiker, wordt een factuur automatisch aan de juiste gebruiker(s) ter goedkeuring aangeboden. Uiteraard worden automatische herinneringen verzonden op het moment dat goedkeuring te lang op zich laat wachten.

Met andere woorden: met Continia Document Capture wordt het verwerken van inkoopfacturen een fluitje van een cent en kun je vanaf dag 1 kosten gaan besparen op de administratie.

1) Data Capture

Elimineer saaie en repetitieve handmatige gegevensinvoer met de intelligente OCR van Document Capture. De software vermindert het aantal fouten en bespaart tijd door tekst te herkennen en in de juiste velden in je Business Central te plaatsen.

2) Ordermatching

Verminder verwarring, voorkom fouten en zorg voor consistentie met de automatische drievoudige koppelingsfunctie van Document Capture. Leun achterover, neem het zekere voor het onzekere en laat de software facturen tot een bepaald bedrag automatisch goedkeuren.

3) Goedkeuringsproces

Collega’s achterna zitten om facturen goed te keuren behoort tot het verleden. Document Capture stuurt documenten naar de juiste goedkeuringsflow, waardoor de wachttijden voor goedkeuring korter worden. Je kunt documenten inzien en goedkeuren – waar je ook bent.

4) Inkoopcontracten

Betaal niet voor ongebruikte abonnementen; zorg ervoor dat je alleen een factuur krijgt voor wat je hebt gekocht en gebruikt. Met Document Capture zorg je voor een correcte facturering, krijg je een duidelijk overzicht van al jouw contracten en ben je minder tijd kwijt aan contractbeheer.

5) Beveiligd archief

Elimineer het gedoe van het verwerken van papier. Bewaar je gegevens veilig, indexeer en bewaar ze, zodat de integriteit van je originele documenten wordt gewaarborgd met behoud van compliance. Volg de reis van elk document van ontvangst tot de uiteindelijke boekhouding voor volledige zichtbaarheid en haal je geschiedenis binnen enkele seconden op! Erkend en gecertificeerd in Duitsland als een vertrouwde, auditbestendige archiveringsoplossing.

Functionaliteiten per pakket

We bieden diverse pakketten aan voor de implementatie van Continia Document Capture, voor Microsoft Dynamics 365 Business Central, binnen jouw organisatie. Hieronder vind je een kort overzicht van de belangrijkste onderdelen per pakket.

Kostenoverzicht implementatie

Naast de standaard geldende licentiekosten tref je hieronder een overzicht van de implementatiekosten.