Ken je dat gevoel tijdens een klantgesprek? Je zit in een Teams-meeting, stelt vragen, luistert naar antwoorden, probeert door te vragen – en ondertussen ben je druk bezig om alles te noteren. Want straks moet er een rapport komen, en je wilt niets vergeten.
Dat was jarenlang mijn realiteit. Ik had een systeem bedacht om structuur aan te brengen: een Customer Voice-formulier dat ik tijdens het gesprek invulde. Het werkte prima. De antwoorden kwamen netjes in een Excel-bestand, en daarna verwerkte ik alles in een rapport.
Maar eerlijk is eerlijk: het voelde nooit ideaal. Terwijl ik typte, miste ik soms nuances. Ik was niet 100% aanwezig in het gesprek. En na afloop wachtte nog steeds een hoop werk: data overzetten, rapport opmaken, checken of alles klopte.
Toen besefte ik pijnlijk dat ik nog in oude technologie dacht. Ik ben dagelijks bezig met het inspireren van bedrijven op gebied van AI, Copilot en agents maar dacht in dit geval zelf nog op een oude manier.
De ontdekking: Copilot als gamechanger
Copilot in Teams kan transcripties maken en ook samenvattingen. Vooraf maakte ik een vragenstructuur, dezelfde die ik normaal in Customer Voice gebruikte. Tijdens de meeting deed ik iets wat ik al lang niet meer had gedaan: ik stopte met typen. Alleen luisteren, doorvragen en écht in gesprek zijn.
Copilot deed de rest. Het maakte een volledig transcript van het gesprek. Daarna vroeg ik: “Maak een samenvatting per onderwerp, gebaseerd op de vragenstructuur.”
Binnen seconden had ik een overzicht dat ik normaal handmatig moest samenstellen.
Toen ging ik nog een stap verder. In Word vroeg ik Copilot om, op basis van een document template, een rapport te schrijven met de informatie uit de meeting. Op basis van het transcript en de samenvatting uit Teams. Het resultaat? Een concept-rapport dat voor 80% klaar was.
Wat dit voor mij veranderde
- Geen multitasken meer→ Ik kon tijdens het gesprek volledig focussen op de klant.
- Snellere doorlooptijd→ Rapportage in minuten in plaats van uren.
- Betere kwaliteit→ Geen losse notities, geen interpretatiefouten.
En misschien wel het belangrijkste: het gesprek werd beter. Omdat ik niet bezig was met typen, kon ik dieper ingaan op wat de klant écht bedoelde.
De les die ik leerde
AI is geen vervanging van jouw expertise. Het is een aanvulling en versterker. Copilot schrijft geen rapporten voor je uit het niets, het werkt omdat jij de structuur, de context en de juiste vragen aanlevert. Maar als je dat goed doet, krijg je iets terug dat je werk niet alleen sneller maakt, maar ook beter.
En jij?
Hoeveel tijd besteed jij nog aan notuleren en rapporteren? En wat zou het voor jou betekenen als dat grotendeels geautomatiseerd kon worden? Dit soort vragen stel ik tijdens envisioning workshops waarin ik bedrijven help de volgende stap te maken op het gebied van AI.
Wil je weten wat een envisioning workshop is? Luister dan ook onderstaande podcast.
GAC