"Business Central met Trade365 is de ideale software voor handelsorganisaties als de onze."

juni 2025

Als specialist in de verkoop van hoogwaardige telefoonhoesjes en hoesjes en accessoires voor tablets, iPads en smartwatches, draait Smartphonehoesjes.nl zo’n 250.000 orders per maand. Intern was er een sterke behoefte aan een moderne ERP-oplossing, om zo meer grip te krijgen op de inkoop- en financiële processen. De keuze viel op Microsoft Business Central met TRADE365. De uitdaging? In korte tijd een nieuw ERP-systeem implementeren.

“De achterkant van onze organisatie, daar waar alle inkoopprocessen zich afspelen, was toe aan een volgende stap”, vertelt Alain Gerrits, COO bij Smartphonehoesjes. “Het was de hoogste tijd om te investeren in het verbeteren van onze financieel-administratieve processen. Onze zoektocht startte bij welk systeem daarvoor het meest geschikt zou zijn. We kwamen uit bij het ERP-pakket Business Central van Microsoft. ERP heeft een reputatie van lastig implementeerbaar en kostbaar te zijn, maar bij de oplossing van Microsoft speelt dit minder. Zij hebben dat best goed opgelost, BC Saas is modern en toegankelijk. Het zegt ook genoeg dat veel andere e-commerce organisaties met dit pakket werken.”

GAC Business Solutions als implementatiepartner

“De implementatie van zo’n ERP-systeem is best een complexe operatie. Daarom wilden we er een partij bij betrekken met ervaring. We hebben meerdere partijen gesproken, GAC was daar één van. We hadden over hen gehoord via partners uit ons netwerk. In de allereerste fase bleken ze ons al goed te kunnen helpen. Ze startten met een deep dive en brachten scherp in kaart wat we op dat moment hadden staan, en waar we naartoe wilden. Hun professionele en doortastende aanpak gaf ons meteen het gevoel dat ze onze behoefte en organisatie goed begrepen. Hierdoor hebben we voor hen gekozen.”

De TRADE365-module voor handelsbedrijven

“Ons IT-landschap is best complex, met verschillende applicaties zoals Magento (e-commerce), Akeneo (PIM), Exact Online (Boekhouding), Ceyenne (WMS) en een inkoopapplicatie voor onze leverancier in China (United Works). De integratie tussen al die systemen pakken we zelf op, de rest loopt via Business Central. Voorheen ontwikkelden we veel applicaties in huis, daar zijn we nu gelukkig vanaf. Business Central is een bewezen applicatie in de markt en de TRADE365-verrijking die GAC daaraan heeft toegevoegd, maakt het af. Het is ideale software voor handelsorganisaties als de onze.”

Live sinds een maand

“Sinds een maand zijn we live. Het heeft net iets langer geduurd en net wat meer gekost dan de bedoeling was, maar desondanks zijn we heel blij dat we GAC hebben ingeschakeld. Dankzij hen hebben we een vliegende start gehad. Omdat we de software aan de achterkant van onze organisatie gebruiken, scheelt het dat het niet meteen perfect hoeft te zijn. Daarmee hebben we ook geaccepteerd dat er nog open eindjes en kinderziektes waren ten tijde van de livegang. Intern was het een drukke en chaotische maand. Je merkt bovendien dat het een uitdaging is om mensen voldoende tijd te laten maken voor dit project, agenda’s zijn snel gevuld. Maar: we hebben in een maand tijd al veel progressie geboekt. Ik ben positief gestemd.”

Meerwaarde GAC

“Ons IT-team en GAC hebben intensief samengewerkt. GAC is een echte kennishouder, zij kennen de producten door en door. Daardoor hebben we voor de inhoud zwaar op ze geleund en veel aan ze gehad. Naast hun kennis zijn ze doortastend, luisteren ze goed en weten ze wat je als klant nodig hebt. Daarin slaan ze vervolgens een goede brug naar de benodigde software. Ook werkt hun projectmatige en pragmatische aanpak prettig. Daarnaast denk ik dat we best een goede balans hebben gevonden tussen professionaliteit, structuur en gestandaardiseerde processen aan de ene kant, en de dynamiek van een organisatie zoals de onze aan de andere kant. We hebben elkaar daarin goed gevonden.”

Tijd – reserveer er voldoende van!

“Als ik andere ondernemers die overwegen om nieuwe ERP-software te implementeren een advies mag geven, is het: onderschat zo’n implementatie niet. Maak zo vroeg mogelijk in het traject tijd vrij. Dat hebben wij onvoldoende gedaan. GAC neemt in het begin van de implementatie de leiding en begeleidt intensief; naargelang het proces is het de bedoeling dat wij als klant de regie overnemen. De inzet van GAC wordt dan steeds minder. Terugkijkend zou ik dat zwaartepunt dat voor organisaties op het einde ligt, liever iets naar voren hebben getrokken. De go-live zie ik niet als eindstation, maar juist als begin. We hebben een basis neergezet waarmee we de komende jaren een heleboel nieuwe slimme dingen kunnen doen. Hopelijk steeds meer zelf(standig), maar ongetwijfeld zijn er nog voldoende stappen waar we heel graag de expertise van weer GAC bij betrekken.”