Spare Parts Agent tilt service aan mobiliteitshulpmiddelen naar een hoger niveau

Hoe servicemonteurs sneller en foutloos werken aan mobiliteitshulpmiddelen

Bij het onderhouden van mobiliteitshulpmiddelen zoals rolstoelen, scootmobielen en loophulpen draait alles om betrouwbaarheid, snelheid en precisie. Een servicebezoek moet vlot verlopen, met zo min mogelijk tijdverlies. Maar in de praktijk blijkt dat servicemonteurs vaak veel tijd kwijt zijn aan het achterhalen van onderdelen, het doorzoeken van verspreide documentatie of het correct invullen van werkbonnen.

De werkelijkheid is weerbarstig: documentatie over het hulpmiddel staat met een beetje geluk ergens op SharePoint, de configuratie van het service artikel in Business Central is soms onvolledig of niet up-to-date, en het onderdeel dat vervangen moet worden? Dat staat nergens duidelijk beschreven. Het gevolg: er wordt onnodig veel tijd genomen om de opdracht goed uit te kunnen voeren. Dat is foutgevoelig, inefficiënt en frustrerend voor de monteur én de gebruiker.

De Spare Parts Agent is er , gemaakt met Copilot Studio, om precies die knelpunten op te lossen.

Een digitale collega voor servicemonteurs

De Spare Parts Agent is een AI-gedreven assistent die servicemonteurs ondersteunt tijdens hun onderhoudswerkzaamheden. De agent is direct benaderbaar via je mobiel of Microsoft Teams en communiceert in begrijpelijke, taakgerichte taal. De kracht zit in de eenvoud: monteurs hoeven niet langer zelf op zoek te gaan naar informatie, de agent haalt het relevante antwoord op basis van één vraag:

Wat is het service-artikel waar je aan werkt?

Zodra het service artikelnummer is ingevoerd of middels een foto van de barcode bekend is gemaakt, gaat de agent aan het werk. Binnen enkele seconden combineert hij gegevens uit meerdere bronnen:

• De actuele of laatst bekende configuratie uit Business Central
• Relevante documentatie vanuit het service dossier op SharePoint
• Onderhoudsplannen en servicetaken uit Dataverse
• Beschikbare openstaande serviceorders waarop geboekt kan worden

De monteur krijgt daarmee in één overzicht de juiste informatie en beschikbare acties. Dat kan een onderdeel zijn dat vervangen moet worden, een onderhoudsinstructie die uitgevoerd moet worden, of een werkbon die moet worden bijgewerkt.

Geen losse stappen, maar één geïntegreerde serviceflow

Waar monteurs voorheen moesten schakelen tussen applicaties, zoeken in mapstructuren of collega’s bellen voor bevestiging, begeleidt de Spare Parts Agent het volledige proces. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:

1. Herkenning van het service-artikel via nummer of foto van de barcode
2. Controle van de configuratie en vaststellen van het benodigde onderdeel
3. Verificatie van beschikbare serviceorders
4. Bevestiging met de monteur om het onderdeel toe te voegen aan de werkbon
5. Automatische verwerking zonder tussenkomst van andere systemen

Daarnaast kan de agent ook documentatie tonen, controleren of onderdelen in de oorspronkelijke configuratie zaten, en feedback verwerken die de monteur tijdens het werk wil meegeven.

Ook als onderdelen niet standaard in het systeem staan

Een belangrijke uitdaging binnen deze sector is dat niet alle onderdelen netjes in een ERP, zoals bijvoorbeeld Business Central, zijn geregistreerd, zeker bij oudere of aangepaste hulpmiddelen. Dat maakt het vaak lastig om te bepalen wat geleverd of gemonteerd moet worden.

De Spare Parts Agent helpt ook in dat scenario. Door relevante documentatie doorzoekbaar te maken, inclusief spare part documenten, montage instructies of eerdere serviceverslagen, ondersteunt de agent monteurs om alsnog tot een juiste en verantwoorde beslissing te komen. Zonder tijdverlies en zonder afhankelijkheid van een backoffice.

Wat verandert er in de dagelijkse praktijk?

De inzet van de Spare Parts Agent heeft direct merkbare impact op het werk van servicemonteurs en coördinatoren. Waar eerder kostbare tijd verloren ging aan zoeken, registreren en navragen, ontstaat nu een gestroomlijnd proces waarin informatie toegankelijk is op het moment dat het nodig is.

In de praktijk betekent dat:

• Efficiëntie op locatie – Monteurs kunnen sneller het juiste onderdeel identificeren en verwerken, zonder vertraging of omwegen.
• Betrouwbare administratie – Informatie wordt direct gekoppeld aan de juiste werkbon, waardoor registratie vollediger en accurater is.
• Minder fouten – Door te werken met actuele, artikelspecifieke gegevens wordt de kans op verkeerd gebruik of verkeerd bestelde onderdelen sterk verkleind.
• Snellere service voor de gebruiker – De eindgebruiker van het hulpmiddel profiteert van kortere stilstand of wachttijden.
• Waardevolle kennisborging – Suggesties of bevindingen van monteurs kunnen direct worden vastgelegd en gekoppeld aan het serviceartikel, waardoor ervaring structureel wordt benut.

Daarmee maakt de Spare Parts Agent het serviceproces niet alleen sneller, maar ook consistenter en toekomstbestendig. Kennis is niet langer versnipperd over systemen of afhankelijk van individuele medewerkers maar wordt centraal ontsloten, hergebruikt en continu verbeterd.

Direct toepasbaar in de praktijk

De Spare Parts Agent is vandaag al inzetbaar binnen de vertrouwde werkomgeving van servicemedewerkers. Dankzij de kracht van Copilot Studio, bouw jij zelf een dergelijke agent en maak je die beschikbaar binnen Microsoft Teams en dankzij je bestaande Dynamics 365-omgeving is er geen noodzaak voor aparte applicaties of complexe implementaties. Monteurs kunnen eenvoudig aan de slag, zonder extra drempels.

Voor organisaties die actief zijn in de service en het onderhoud van mobiliteitshulpmiddelen biedt dit een praktische en schaalbare oplossing. De agent sluit aan op bestaande processen, versterkt de productiviteit op de werkvloer en draagt bij aan een hogere servicekwaliteit richting eindgebruikers.

Niet morgen. Maar nu. In de praktijk, op locatie, precies daar waar het nodig is.

Benieuwd hoe dit werkt binnen jouw serviceteam?

Of je nu werkt met Medical365 of Production365, de Spare Parts Agent sluit naadloos aan op jouw omgeving. De oplossing is volledig geïntegreerd met Microsoft Teams en Dynamics 365 Business Central, en biedt ondersteuning waar het nodig is: bij de monteur, op locatie, in het moment.

Vraag een demo aan of bekijk de voorbeeldscenario’s waarin de Spare Parts Agent het verschil maakt. Ontdek hoe eenvoud en slimme technologie samenkomen in één praktische oplossing voor service op hoog niveau – voor elk team dat werkt met complexe artikelen, configuraties en onderdelen.