Slimme pre-screening met AI: meer gekwalificeerde leads en snellere klantacceptatie in accountancy

De eerste klantcontactmomenten bepalen vaak hoe succesvol een samenwerking kan worden. Toch is dit in de praktijk vaak een handmatig, tijdrovend en inconsistent proces. Zeker binnen professionele dienstverlening zoals accountancy is het essentieel om snel en zorgvuldig te bepalen of een potentiële klant past bij de dienstverlening én binnen het risicoprofiel van de organisatie.

Met de inzet van een AI-agent op de website verandert dit proces fundamenteel. In dit blog laten we zien hoe zo’n agent werkt, welke stappen hij automatiseert, en hoe dit naadloos aansluit op CRM en klantacceptatie binnen PSA365.

De situatie zonder agent: handmatige opvolging, veel afhankelijk van toeval

Op veel websites van accountants- en advieskantoren kunnen bezoekers contact opnemen of een kennismakingsgesprek aanvragen. Wat er daarna gebeurt, verschilt per organisatie – maar kent vaak dezelfde uitdagingen:

• Informatie komt binnen via een algemeen contactformulier of e-mail;
• De commerciële binnendienst moet contact opnemen en proberen de vraag scherp te krijgen;
• Er is weinig structuur in de eerste klantselectie;
• Er worden kansen gemist of verkeerd ingeschat door tijdsdruk of gebrekkige informatie;
• De vertaalslag naar CRM is handmatig, versnipperd of blijft uit.

De nieuwe aanpak: een slimme pre‑screening agent aan de voorkant

Met een advies agent, geplaatst op de website, verandert de klantreis direct vanaf het eerste contactmoment. Deze agent werkt op basis van generatieve AI, is gekoppeld aan Dynamics 365 CRM en PSA365, en voert het volgende proces zelfstandig uit:

Klantvraag interpreteren en dienstverlening koppelen

De agent stelt gerichte vragen om de behoeftevan de bezoeker te achterhalen. Bijvoorbeeld:

• Bent u op zoek naar ondersteuning bij fiscale aangiftes, salarisadministratie of strategisch advies?
• Wat is de rechtsvorm van uw onderneming?
• Heeft u internationaal zakendoen of complexe eigendomsstructuren?

Op basis van de antwoorden geeft de agent advies over welke diensten passen binnen het profiel van de klant.

Risicoprofiel opbouwen

Vervolgens stelt de agent enkele aanvullende vragen over bijvoorbeeld sector, herkomst van vermogen of eerdere dienstverleners. Hiermee wordt een eerste risicoprofiel opgesteld, conform de interne klantacceptatiecriteria.

Automatische leadcreatie in Dynamics 365

Alle informatie, van contactgegevens tot interesses en risicoprofiel, wordt automatisch vastgelegd als lead in Dynamics 365 CRM. Daarbij voegt de agent een gestructureerd advies toe op de tijdlijn van de lead.

Doorgeleiding naar PSA365 voor klantacceptatie

De gebruiker binnen het kantoor kan de lead direct verder kwalificeren, en indien gewenst het formele klant- of opdrachtacceptatieproces starten binnen PSA365. Dit versnelt niet alleen het proces, maar zorgt ook voor volledige dossiervorming vanaf het eerste contactmoment.

Wat is de zakelijke meerwaarde?

Deze toepassing van AI levert direct merkbare voordelen op:

1. Hogere conversie uit websitebezoekers – Door actief en adviserend op te treden, wordt interesse sneller omgezet in concrete leads. Klanten ervaren meer interactie en relevantie vanaf het eerste contact.
2. Minder handmatig werk – Geen overtypwerk of losse notities; CRM en klantacceptatiedossier worden direct opgebouwd. Medewerkers kunnen zich richten op de inhoud, niet op de administratie.
3. Sneller en consistenter selecteren – Risico-inschatting gebeurt al vóórdat er een gesprek plaatsvindt. Er is minder ruimte voor inschattingsfouten of interpretatieverschillen.
4. Betere dossieropbouw en compliance – Alle antwoorden, interacties en overwegingen zijn direct traceerbaar en beschikbaar voor controle of latere audits. Volledige aansluiting met PSA365-acceptatieprocessen voorkomt dubbele invoer of inconsistentie.

Met een pre-screening agent op de website breng je structuur, snelheid en intelligentie aan in het eerste klantcontact. De combinatie van generatieve AI, CRM en PSA-oplossingen maakt het mogelijk om in korte tijd:

• waardevolle leads te herkennen,
• dienstverlening beter af te stemmen,
• en risico’s vroegtijdig in beeld te brengen.

Wil je weten hoe zo’n agent werkt in combinatie met Dynamics 365 en PSA365? Vraag naar een demo om deze live in actie te zien.