Wat is het verschil tussen on-premise en SaaS ERP software?

Bij de keuze voor ERP-software (Enterprise Resource Planning) staan organisaties vaak voor de beslissing tussen een on-premise oplossing en een SaaS (Software as a Service) oplossing. Beide opties bieden een robuuste set aan functionaliteiten voor het beheren van bedrijfsprocessen, maar ze verschillen aanzienlijk in termen van implementatie, beheer, kosten en flexibiliteit.

1. Implementatie en Hosting:

• On-Premise ERP: On-premise ERP-software wordt lokaal geïnstalleerd en draait op de eigen servers van een organisatie. Dit betekent dat de organisatie zelf verantwoordelijk is voor het onderhouden van de hardware, het uitvoeren van updates, en het waarborgen van de beveiliging. Deze aanpak biedt meer controle over de infrastructuur en data, maar vereist ook een aanzienlijke investering in IT-middelen.
• SaaS ERP: SaaS ERP-software draait in de cloud en wordt gehost door de ERP-leverancier. Gebruikers hebben toegang tot het systeem via een webbrowser, ongeacht hun locatie. De leverancier is verantwoordelijk voor het beheer van de servers, software-updates en beveiliging. Dit vermindert de IT-belasting voor de organisatie en maakt het eenvoudiger om nieuwe functies en updates te ontvangen.

2. Kostenstructuur:

• On-Premise ERP: On-premise oplossingen vereisen doorgaans een hoge initiële investering in hardware en licenties, naast doorlopende kosten voor onderhoud, upgrades en IT-personeel. Dit kan op de lange termijn kostbaar zijn, vooral voor kleinere organisaties.
• SaaS ERP: SaaS ERP wordt aangeboden op basis van een abonnementsmodel, waarbij organisaties maandelijks of jaarlijks betalen voor toegang tot de software. Dit verlaagt de initiële kosten, aangezien er geen grote investeringen in hardware nodig zijn. Bovendien zijn de operationele kosten voorspelbaarder en beter te beheren.

3. Aanpassingsmogelijkheden:

• On-Premise ERP: On-premise ERP-systemen zoals een lokale versie van Dynamics 365 Business Central bieden uitgebreide mogelijkheden voor maatwerk, omdat de organisatie volledige toegang heeft tot de software en de onderliggende code. Dit is voordelig voor bedrijven met zeer specifieke of complexe behoeften.
• SaaS ERP: SaaS-oplossingen zoals de cloudversie van Dynamics 365 Business Central zijn doorgaans minder flexibel in termen van maatwerk, omdat ze zijn ontworpen om op grote schaal te worden gebruikt. Echter, ze bieden vaak configuratieopties en integraties met andere cloudservices, wat voor veel organisaties voldoende flexibiliteit biedt.

4. Beveiliging en Naleving:

• On-Premise ERP: Bij on-premise systemen is de organisatie volledig verantwoordelijk voor de beveiliging van gegevens en de naleving van regelgeving. Dit kan voordelig zijn voor bedrijven die in sectoren opereren met strenge regelgeving, omdat ze volledige controle hebben over de beveiligingsmaatregelen.
• SaaS ERP: SaaS-leveranciers zorgen voor de beveiliging van het systeem en de gegevens in de cloud. Deze leveranciers implementeren vaak geavanceerde beveiligingsprotocollen en bieden compliance-certificeringen, waardoor bedrijven kunnen profiteren van een hoge mate van beveiliging zonder extra kosten of inspanning. Voor bedrijven die zich geen zorgen willen maken over IT-beheer, kan dit een aantrekkelijk voordeel zijn.

5. Schaalbaarheid en Toegankelijkheid:

• On-Premise ERP: Schaalbaarheid is mogelijk, maar vereist vaak extra investeringen in hardware en software. Daarnaast kan de toegankelijkheid beperkt zijn tot het bedrijfsnetwerk, tenzij er extra voorzieningen worden getroffen voor externe toegang.
• SaaS ERP: SaaS-oplossingen zijn van nature schaalbaar, omdat ze in de cloud draaien en eenvoudig kunnen worden aangepast aan de veranderende behoeften van een organisatie. Ze zijn toegankelijk vanaf elke locatie met een internetverbinding, wat vooral handig is voor bedrijven met meerdere vestigingen of een mobiele workforce.

De keuze tussen on-premise en SaaS ERP-software hangt af van de specifieke behoeften van je organisatie. On-premise ERP biedt meer controle en maatwerkmogelijkheden, maar komt met hogere kosten en een grotere IT-belasting. SaaS ERP daarentegen biedt lagere initiële kosten, eenvoudiger beheer en grotere toegankelijkheid, wat het een aantrekkelijke optie maakt voor veel bedrijven.