'Een intensief automatiseringsproces'

Veel intern papierwerk, mislukte deelimplementaties en het gevoel hebben zwemmende te zijn: H.K. Electric werkte met Unit4 maar liep steeds vaker vast. Het was tijd om in beweging te komen, samen met een nieuwe softwarepartner. Ze sloegen de handen ineen met GAC en kozen voor een nieuw ERP-pakket plus Trade365 en Power BI. Als vertegenwoordiger van circa 25 Europese fabrikanten vermarkt H.K. Electric deze producten via hun eigen magazijn aan de elektrotechnische groothandels vanuit een importeursfunctie.

“Sinds 2001 werkten wij met Unit4. De laatste jaren was de connectie met ons bedrijf weggevallen; we waren zwemmende.” We zijn in gesprek met directeur Jorgen Blom en commercieel directeur Edwin van den Akker. “We wilden onze processen verder optimaliseren en automatiseren. Met name op onze serviceafdeling konden we grote winst behalen met het nieuwe systeem. Via via kwamen we uit bij GAC, ze hadden een goede naam in de markt. Naast GAC’s branchekennis en expertise in zijn algemeenheid was er een klik qua bedrijfscultuur. Je zoekt toch een partner met hetzelfde DNA.”

De keuze
“Op advies van GAC kozen we voor Business Central SaaS. We begrepen dat dit voor H.K. Electric de beste optie was, bovendien sprak de flexibiliteit van het systeem ons aan. Het pakket biedt vrij veel standaard oplossingen die je weer kunt inrichten naar je eigen bedrijfsprocessen. Tegelijkertijd konden we bedrijfsspecifieke oplossingen toch in een standaardvorm toevoegen via bijvoorbeeld het Power Platform. Ook bood dit ERP-systeem veel mogelijkheden om ons servicetraject goed te automatiseren. Dat ging er bij ons nog ouderwets aan toe.”

Een uitdagende implementatie
“De implementatie was best een zware bevalling. De SaaS-variant was er nog maar net; je zag ook dat GAC nog aan het schakelen was tussen on-premise en SaaS. Zij investeerden daar behoorlijk wat tijd in. De eerste tijdslijn was wat ambitieus; op ons initiatief is die bijgesteld met drie maanden. Dat gaf rust. In de eerste periode wordt alles achter de schermen klaargezet, voor GAC enorm veel werk. Het is dan ook zaak zicht te houden waar de consultant van GAC in deze fase mee bezig is. Hierdoor krijg je al een gevoel bij het systeem, iets waar je later je voordeel mee doet. In onze situatie had dit beter gekund, maar dit hebben we ingelopen in de daaropvolgende fase. Na de eerste fase lag de bal voor een belangrijk deel bij ons. We planden mensen vrij en stopten veel tijd en energie in het aan de slag gaan met het systeem, het verrijken van data en het opleiden van mensen. Uiteindelijk zijn we op 1 juni 2020 live gegaan. We merken dat processen nu sneller lopen. Grote binnenkomende zendingen van leveranciers kunnen we nu bijvoorbeeld inlezen; voorheen werden deze nog met de hand ingevoerd. Ook levertijdaanpassingen kunnen we inlezen. We beginnen de vruchten te plukken van alle inspanningen en veranderingen. We zijn vaak gevallen, het was niet altijd makkelijk, maar we zijn er altijd samen uitgekomen. Dat is ook hoe een partnership zou moeten zijn.”

De grootste uitdaging
“Voldoende mensen in een vroeg stadium vrijmaken om dit traject te dragen én draagvlak creëren was zonder meer uitdagend. Tegelijkertijd is dit cruciaal om een groot automatiseringsproject als deze te laten slagen. Omdat wij een relatief kleine organisatie zijn, er werken hier 19 mensen, waren wij de stuurgroep en projectgroep in één. Wij konden daardoor snel knopen doorhakken en schakelen. Dat was absoluut een voordeel. Ook haakten we altijd specifieke medewerkers aan op bepaalde deelgebieden. Overal zit kennis, en die wil je in zo’n traject als deze absoluut meenemen.”

Continu up-to-date zijn
“Cloudoplossingen zijn actueel, zeker sinds de coronacrisis. On premise werken zorgde er vroeger voor dat we niet snel een update deden. Nu loop je automatisch mee en ben je continu up-to-date. Kleine dingen worden net wat beter, dat merk je. In het half jaar dat we live zijn hebben zich maar weinig problemen voorgedaan. Het helpt ook dat we veel kennis hebben. Die kennis opdoen en een systeem van binnen en buiten leren kennen is cruciaal. Datzelfde geldt voor het inrichten van je bedrijfsprocessen en het goed doortesten. Doe dit vooral in de beginfase. Je zal merken dat het zijn vruchten afwerpt tijdens de livegang – en daarna.”