Verbeter de samenwerking met je leveranciers dankzij een leveranciersportaal
Heeft jouw organisatie met veel leveranciers te maken? Of ben je op zoek naar een manier om ontvangen informatie van je leverancier automatisch, eventueel na autorisatie, te verwerken? Dan is het faciliteren in een samenwerking een toegevoegde waarde. Inkooporders bijwerken, artikeldata updaten en prijslijsten configureren vanuit één oplossing. Met behulp van Power Apps Portals kunnen leveranciers inloggen in een online omgeving en geef je ze de mogelijkheid om relevante gegevens te bekijken, wijzigen of aanleveren. Kortom, een centrale plek voor je leveranciers en tegelijkertijd een verlaagde werkdruk van je medewerkers.
Een leveranciersportaal geeft je leveranciers de mogelijkheid om zonder tussenkomst van jouw medewerkers data aan te passen, zoals leverdata van een inkooporder. Jouw organisatie maakt op deze manier gebruik van de juiste levertijdinformatie, direct na de invoer ervan. Om een beeld te geven van de mogelijkheden van een leveranciersportaal worden in deze blog een aantal voorbeelden genoemd. Uiteraard is nog veel meer mogelijk. Als je hierover wilt sparren, laat het weten, we helpen je graag op weg.
Altijd de juiste leverdata bijgewerkt in je ERP
Inkooporders worden aangemaakt in Dynamics 365 Business Central. Een inkooporder wordt aangeleverd aan de leverancier en je wacht op een bevestiging van de leverdatum. Zodra de inkooporder is aangemaakt en vrijgegeven, is deze voor de leverancier in het portaal zichtbaar. In het portaal heeft de leverancier de mogelijkheid om de leverdata voor een inkooporder te bevestigen, voor alle orderregels in één keer of een andere datum voor iedere inkooporderregel apart. De waardes worden automatisch in Dynamics 365 Business Central bijgewerkt nadat de leverancier de aanpassing heeft bevestigd. Jouw organisatie is direct geïnformeerd en kan gebruik maken van de actuele informatie. Wanneer je het order planbord van Trade365 gebruikt, zie je ook in één overzicht wat de eventuele impact van de wijziging is voor je verkooporders en kun je een mogelijk eerdere of latere verzendatum (in bulk) doorvoeren en herbevestigen aan je klant.
Artikelinformatie altijd up tot date dankzij je eigen leveranciers
Geef je leveranciers de mogelijkheid om artikelinformatie te wijzigen of toe te voegen, zodat je altijd over de meest recente informatie beschikt en direct gebruik kan maken van deze informatie. Denk aan het toevoegen van een GTIN nummer, de levertijd of een link naar een factsheet van het product. De leverancier krijgt alleen zijn eigen artikelen te zien. En uiteraard worden de wijzigingen direct of, indien gewenst, pas na het autoriseren van de aanpassing doorgevoerd in Dynamics 365 Business Central.
De samenwerking met je leveranciers ging nog nooit zo makkelijk
Optimale samenwerking: laat je leveranciers zelf catalogusartikelen beheren
Maakt je leverancier gebruik van een catalogus of wil je klanten uit het assortiment van je leverancier kunnen laten bestellen? Geef je leveranciers de mogelijkheid om deze artikelen toe te voegen als catalogusartikel. Een catalogusartikel is een artikel dat je aan je klanten aanbiedt, maar je niet in het artikelbestand wilt beheren tot je ze begint te verkopen. Een catalogusartikel kan worden gebruikt in een offerte en bij een daadwerkelijke verkoop eenvoudig worden omgezet naar een artikel. Je geeft je leveranciers de mogelijkheid om zelf catalogusartikelen toe te voegen of een overzicht van de catalogusartikelen te downloaden naar Excel.
Leveranciers zelf prijslijsten laten uploaden
Een leverancier kan in het portaal een Excel template downloaden welke kan worden gevuld met haar artikelen en bijbehorende prijzen en kortingen. Bij het aanmaken van een nieuwe prijslijst kan de template worden toegevoegd. De prijslijst komt vervolgens met de status concept in Dynamics 365 Business Central terecht, zodat de mogelijkheid bestaat om deze te activeren wanneer er gebruik van mag worden gemaakt. Een mooie bijkomstigheid is dat de Excel sheet automatisch wordt opgeslagen in SharePoint in het dossier van de leverancier.
Artikelgegevens, prijslijsten, inkooporders en rapportages. Zo maar wat praktijkvoorbeelden. Welke informatie ga jij uitwisselen?
Verbeter de samenwerking met je leveranciers
Voorkom onnodige communicatie via de mail en maak direct gebruik van de informatie in het ERP. Data wordt op één plek beheerd hetgeen dat zorgt voor een lagere kans op fouten. Daarbij is het portaal 24/7 beschikbaar, dus ook als je internationaal handelt met leveranciers hebben je leveranciers altijd inzicht en de mogelijkheid om data bij te werken, zodat jouw organisatie ook meteen gebruik kan maken van de data. Op deze manier help je de leveranciersrelatie naar een hoger kwaliteitsniveau te brengen en gelijktijdig processen efficiënter te maken.
Ga jij ook een leveranciersportaal inzetten?
Wil jij een leveranciersportaal inzetten of ben je benieuwd wat nog meer mogelijk is? Bekijk de video’s op ons YouTube kanaal GAC ONAIR of laat een bericht achter en we nemen contact met je op. Hieronder kun je alvast de introductie video bekijken.
GAC