Geplaatst op
25/05/2022
Leestijd
3 min leestijd

Tijdens een groot alumni evenement ter ere van het 50-jarig bestaan van de Fontys Hogeschool zaten twee mannen in de zaal die behoorden tot de eerste lichting afgestudeerden van de IT opleiding. In 1975 liepen ze met hun diploma het schoolgebouw uit, nu zijn ze met pensioen. En toch hadden ze een uitnodiging gekregen van de Fontys voor het alumni evenement.

Lees het persoonlijke verhaal van Rob Kuijpers hier.

Alumni programma’s binnen hogescholen en universiteiten zijn de normaalste zaak van de wereld geworden. Het is nu eenmaal van grote toegevoegde waarde om contact te houden met de personen die je opleiding genoten hebben. Alumni zorgen voor nieuwe studenten, alumni hebben behoefte aan vervolgopleidingen, alumni verzorgen vaak gastcolleges, maar dan moet je wel contact met ze kunnen maken.

Alumni overzichten zijn vaak losse Excel bestanden die bijgehouden worden door een medewerker van een communicatie afdeling of faculteit. Excel bestanden die weer gebruikt worden als input als er een nieuwsbrief verstuurd moet worden. Maar Excel bestanden zijn niet gemaakt om makkelijk doelgroepen te maken, terwijl dat juist essentieel is. Je wilt namelijk alumni blijven inspireren met nieuws of events die passen bij hun profiel en niet lastigvallen met informatie die niet in hun interessegebied ligt.

Stel je eens voor dat je alle student informatie in één systeem hebt

Als een student de schoolpoort uitloopt heb je waarschijnlijk gedurende enkele jaren informatie van deze persoon verzameld. Vanaf het moment dat er belangstelling voor de opleiding was tijdens een open dag tot en met de uitgifte van het diploma. Waarom zou je dat weggooien als iemand een alumni alumnus geworden is?

Education365 begint met het opbouwen van een studentprofiel vanaf het eerste moment dat er belangstelling was, of dat nu een brochureaanvraag was of een deelname aan een open dag. Gedurende de inschrijving en instroom wordt het profiel van de student simpelweg verder uitgebreid. Ook de stage activiteiten worden bij dezelfde student vastgelegd. De persoon die de reis maakt door je opleiding is uniek, waarom zou je deze dan vastleggen in meerdere systemen?

En dus wordt alle alumnus informatie ook vastgelegd bij dezelfde student in Education365. Op die manier bouw je 100% accuraat beeld van de student op, zelfs als deze je opleiding heeft verlaten.

Wat kun je met de alumni module van Education365?

Het belangrijkste om te vermelden is dat de alumni module van Education365 naar dezelfde student kijkt als die al in het systeem aanwezig was. Bij de rollen kun je aangeven of de persoon een potentiële, zittende of oud student is. Is de persoon officieel een geregistreerde alumnus? Dan kun je dat aangeven. Op basis van, onder andere, die gegevens kun je doelgroepen bepalen en inzicht krijgen.

Alle profiel informatie die je in de loop der jaren hebt opgebouwd in Education365 kun je gebruiken om doelgroepen te maken. Dat doe je in Education365 met behulp van marketinglijsten. Deze kun je vervolgens gebruiken om in contact te komen met je alumni door ze een e-mail nieuwsbrief te sturen.

Misschien gebruik je al een e-mail automation programma? Dan kun je een marketinglijst vanuit Education365 exporteren en gebruiken in elk willekeurig e-mail automation programma.

Maar je kunt ook Spotler (één van de grootste specialisten op het gebied van e-mail automation in Europa) koppelen aan Education365 met de, door GAC gemaakte en onderhouden, Spotler koppeling. Dan is het niet nodig om e-mailadressen te exporteren maar worden alumni automatisch aan Spotler doorgegeven en komen statistieken (opens en clicks) elke nacht terug naar Education365.

Ben je als organisatie klaar voor next level marketing? Dan kun je Education365 uitbreiden met Dynamics 365 Marketing. Daar kun je, naast het e-mail automation proces, ook volledige student journeys inrichten en alumni events organiseren.

In Education365 heb je ook de mogelijkheid om bij te houden bij welke netwerk events alumni aanwezig waren, of speciale regelingen op ze van toepassing zijn, of ze giften gedaan hebben en kun je nevenactiviteiten registreren.

Naast de genoemde standaard functionaliteiten is Education365 volledig configureerbaar, dus als je organisatie behoefte heeft aan het vastleggen van hele specifieke informatie is dat geen probleem. Updates van het Dynamics 365 platform en Education365 hebben hier geen last van.

Organiseren van evenementen

Elke hogeschool en universiteit organiseert elk jaar ontelbare evenementen. Het is belangrijk om relevant te blijven voor je alumni. Open dagen, meeloopdagen of alumni events, vaak zijn ontelbare Excel sheets de basis van de organisatie. Dat kan simpeler!

Allereerst is in Education365 functionaliteit beschikbaar om evenementen te administreren. Vervolgens kun je precies bijhouden welke alumni aanwezig zijn geweest. Handig voor het bijhouden van de statistieken maar het helpt je niet echt bij de organisatie en promotie van een evenement.

Het IT-festival van de Fontys hogeschool was groot opgezet. Niet alleen de organisatie was enorm, ook de promotie in de aanloop naar het event was indrukwekkend. Een locatie met verschillende break-outs, een terrein met food trucks, een interessant programma met veel verschillende sprekers, sponsoren die het mogelijk maken en een enorme publiciteit maken de organisatie complex.

Maar een evenement hoeft niet groot opgezet te zijn om er veel werk mee te hebben. Verschillende break-outs heb je al snel omdat interesses van je deelnemers verschillen.

Education365 bevat al je complete doelgroep die je wil uitnodigen voor je alumni evenement, je hebt alleen nog een oplossing nodig die je helpt bij de organisatie en promotie. Dynamics 365 Marketing geeft je precies die mogelijkheden.

Naast de eerdergenoemde mogelijkheid om vanuit Dynamics 365 Marketing e-mail nieuwsbrieven te sturen kun je daar ook je volledige evenement in de steigers zetten. Van sprekers, locaties, lunch, sponsoren, programma, inschrijvingen en ga zo maar door. Via het gekoppelde inschrijfportaal kunnen geïnteresseerden zelf hun profiel bijhouden, het volledige programma bekijken en zich inschrijven.

Inschrijvingen kunnen dan weer automatisch terecht komen bij de alumni in Education365. Door Education365 en Dynamics 365 Marketing samen te gebruiken kun je je productiviteit gigantisch verhogen omdat veel dingen automatisch gaan.

De promotie op je sociale kanalen kun je ook regelen vanuit Dynamics 365 Marketing. Je kunt berichten plannen en volledige alumni journeys inrichten.

Een volledige oplossing

Door je verzameling van Excel bestanden te vervangen door een centraal systeem waar studenten automatisch alumni worden en waar je de meest indrukwekkende evenementen mee kunt organiseren zorg je ervoor dat je alumni blijft behouden voor je organisatie.

Past dit verhaal bij je ambitie? Lees dan wat de mogelijkheden van Education365 en Dynamics 365 Marketing zijn.

YOU GAC
Growing Together