Zakelijke Dienstverlening
IT-Workz
image

IT-Workz

ICT

“Met Dynamics 365 ligt informatie centraal vast. Dat levert een flinke tijdswinst op.”

Vraagstelling
Inspelen op veranderende eisen en wensen na groei van organisatie. Ondersteuning bieden om een verdere professionaliseringsslag te maken.

 

Oplossing
Implementatie van Dynamics 365 for Sales en Office 365 om processen eenduidig aan te sturen, sales en marketing te versterken met CRM en gegevens centraal te beheren.

 

Resultaat
Minder verloren tijd aan administratieve handelingen, eenduidige uitstraling naar de klant en snellere doorlooptijd van offertes.

image
image
image

“Met Dynamics 365 ligt informatie centraal vast. Dat levert een flinke tijdswinst op.”

“Wij hebben bij IT-Workz net ons 10-jarig bestaan gevierd. In die tijd zijn we gegroeid van rond de veertig mensen naar een organisatie die binnenkort de honderdste medewerker gaat verwelkomen. Na zo’n groei ben je toe aan een professionaliseringsslag. Dan moet je de processen opnieuw inrichten en eenduidig maken. Om dat te doen hebben wij gekozen voor Microsoft Dynamics 365 for Sales en Office 365.”

Pieter Klijs is Manager Sales & Kwaliteit bij IT-Workz. Deze organisatie ondersteunt educatieve instellingen met ICT-diensten. Pieter: “Wij bieden een platform waarop inmiddels meer dan 100.000 gebruikers zitten. Die zijn verdeeld over scholen in het primair en voortgezet onderwijs en MBO-instellingen.” IT-Workz is ontstaan uit de stafdienst ICT van ROC West-Brabant. De toenemende complexiteit van ICT in scholen vraagt om zeer gespecialiseerde ondersteuning. Individuele instellingen kunnen die specialismes niet allemaal zelf in huis hebben. IT-Workz brengt experts bij elkaar en ondersteunt onderwijsinstellingen met visievorming, innovatie, implementatie en beheer.

Automatisch orders oppakken
Tot vorig jaar werkte IT-Workz met een combinatie van Microsoft Dynamics NAV en een apart CRM-pakket. Pieter: “Onze bedrijfssoftware was niet geïntegreerd. Dat had beperkingen. De uitstraling van offertes was niet eenduidig en achter de schermen hadden we niet scherp wat er allemaal speelde rondom een klant. Voor de professionalisering van het bedrijf was focus nodig. Automatisch orders oppakken, verwerken en vervolgens via KPI’s zien wat er speelt.”

Geen omkijken naar upgrades
Een upgrade van het bestaande CRM-systeem was niet aan de orde. Pieter: “We hadden over de jaren zo veel aan het systeem veranderd dat het inmiddels meer maatwerk dan standaard was. Dat maakte een upgrade moeilijk. Door al het maatwerk was het was ook niet te integreren met Office 365. We hebben daarom bewust voor Microsoft Dynamics 365 gekozen. Daarmee kiezen we ervoor om de software niet met maatwerk aan onze processen aan te passen. We laten onze processen liever op de standaard van de software aansluiten. De online variant dwingt je binnen die kaders. Daar staat tegenover dat je in de toekomst gewoon met upgrades mee kunt gaan. Je hebt daar geen omkijken meer naar.”

"Met de online variant kun je in de toekomst gewoon met upgrades meegaan. Je hebt daar geen omkijken meer naar."

Integratie met Office 365
Naast CRM en Dynamics NAV gebruikte IT-Workz een eigen implementatie van SharePoint. Pieter:  “Dat regelden we zelf. Via GAC zijn we overgestapt naar Microsoft Office 365 in de cloud. Zowel mail, agenda als samenwerking aan documenten verloopt via Office 365. Dit is allemaal gekoppeld aan Dynamics 365 for Sales. Vanaf daar worden alle bijlagen en documenten netjes op SharePoint in Office 365 opgeslagen. Ook de integratie van die gegevens met Dynamics NAV is gereed.”

De informatie ligt vast én is te herleiden
De volledige integratie van Office, CRM en ERP verhoogt de productiviteit en geeft overzicht. Pieter: “Financiën blijft primair in Dynamics NAV werken. Sales, projectleiders en consultants werken vanuit het CRM gedeelte dat Dynamics 365 for Sales biedt. Voor het maken van offertes gebruiken zij de producten en diensten die in het Dynamics NAV deel zijn vastgelegd. Wordt een order geplaatst, dan komt die ook automatisch daar terecht. Op basis van het offertenummer legt Dynamics 365 for Sales gespreksverslagen, offertes, facturatiestatus en andere gegevens vast. Dat zijn echte CRM-taken. Wie is de klant? Welke afspraken zijn er? Hoeveel uur mogen we eraan besteden? Die informatie ligt vast én is te herleiden.”

Hogere klanttevredenheid
Centraal beheer van gegevens heeft de processen bij IT-Workz versneld en de dienstverlening verbeterd. Pieter: “Informatie ligt centraal vast. Dat levert een flinke tijdswinst op. De klant merkt dat ook. Zij krijgen sneller antwoord en op een eenduidige manier. Alles heeft dezelfde lay-out, ook al komt het van twee afdelingen. Voor de klant geeft dat herkenbaarheid. De extra tijd die Microsoft Office 365 oplevert, draagt zo ook bij aan klanttevredenheid.”

It Workz Dynamics 365 650 Px

Rapportages met Dynamics 365 en Power BI
Omdat via Dynamics 365 alle gegevens centraal beschikbaar zijn kan er betrouwbaarder gerapporteerd worden. Pieter: “Het offertenummer is leidend, daar worden de uren op geschreven en dat komt uiteindelijk terug bij de facturering. We kunnen zo veel beter zien wat er gebeurt. Voor KPI’s, met name vanuit sales, hebben we een dashboard ingericht in Dynamics 365. We kunnen onder meer zien hoe snel op basis van een aanvraag offerte uitgebracht wordt. We zijn ook druk bezig met Power BI. Daar kan ontzettend veel mee. Het zou wel eens kunnen dat we vrij snel afscheid nemen van de Dynamics 365 dashboards omdat Power BI veel meer elementen kan combineren.

Effectiever werken met LEAN
Effectiever werken draagt bij aan het streven van IT-Workz om intern de processen via het LEAN-principe te herorganiseren. Pieter: “De gedachte achter LEAN is dat je je processen kritisch bekijkt en verspilling aanpakt. Wij werkten in verschillende systemen. Gegevens werden vaak overgenomen of overgetypt. Dat lossen we met één centrale toegang op. De vraag is dan waar je die toegang plaatst. Omdat onze klanten negen van de tien keer eerst met sales te maken hebben, lag de voorkant voor de hand. Daarom is Dynamics 365 for Sales bij ons leidend. Sales maakt de offerte aan. Als die ondertekend terugkomt kan de projectleider daarmee aan de slag. Die haalt zijn informatie ook uit Dynamics 365 for Sales.”

"GAC is prettig in de omgang en denkt mee. Zij zeggen niet ‘alles kan’, maar geven eerlijk antwoord, adviseren je om dingen niet te doen en komen met alternatieven."

GAC geeft eerlijk antwoord en denkt mee
GAC heeft IT-Workz ondersteund bij de implementatie van Dynamics 365 en Microsoft Office 365. Zij hadden drie jaar eerder de Dynamics NAV implementatie al verzorgd. Pieter: “Destijds hebben we eerst voor het pakket gekozen en toen voor de implementatiepartner. Binnen onze eigen dienstverlening gaat de voorkeur uit naar Microsoft. Dynamics NAV voldeed aan onze eisen en wensen. We zijn toen onder meer op basis van referenties met GAC gaan samenwerken. Dat is ons zeer goed bevallen. GAC is prettig in de omgang en denkt mee. Zij zeggen niet ‘alles kan’, maar geven eerlijk antwoord, adviseren je om dingen niet te doen en komen met alternatieven. Toen we Dynamics 365 wilden integreren zijn we daarom niet verder gaan zoeken maar hebben we het direct bij GAC neergelegd.”

Optimaliseren en uitbouwen
Na implementatie volgt bijna automatisch optimalisatie. Pieter: “We hebben besloten het systeem eerst een kwartaal te gebruiken. Tijdens gebruik ontdek je waar de inrichting handiger kan. Zo krijgt één van onze afdeling nu veel meer workflows dan voorheen. We hebben vorige week al gekeken of we daar niet met meerdere trajecten moeten gaan werken. Op basis van dit soort bevindingen hebben we ons eerste lijstje voor GAC klaar. Zij mogen aangeven wat functioneel kan en of aanpassingen geen consequenties hebben voor wat er al draait. Kortom de volgende stap is optimaliseren en uitbouwen.”

It Workz Dynamics 365 650px2

16-052 CB9 Contact(1180x454)D

Leg informatie centraal vast in Dynamics 365 en bespaar tijd

Door informatie centraal vast te leggen in Dynamics NAV besparen uw mensen tijd. De kwaliteit van de dienstverlening neemt toe en uw klanttevredenheid stijgt. GAC helpt u bij de implementatie van Dynamics NAV, Office 365, SharePoint en Power BI. Dat geeft uw productiviteit én creativiteit een boost. Zet de volgende stap in de digitale transformatie en laat GAC u helpen meer resultaat te boeken. Neem vandaag nog contact op!

Maak een afspraak Stel een vraag 0499 58 28 27
Stel een vraag

Maak een afspraak

Chat met ons