SW

Eventverslag - Wetgeving, rapportages en Office 365 voor SW bedrijven

24 mei, 2016

GAC heeft op woensdag 18 mei een event gehouden over thema’s die spelen binnen de Sociale Werkvoorziening. Decor voor de bijeenkomst was het hoofdkantoor van Microsoft Nederland op Schiphol. Mede dankzij interactie met de deelnemers kon direct ingespeeld worden op vragen over migratie naar de cloud en wetgeving, gebruiksvriendelijke rapportages en de mogelijkheden van Office 365 voor faciliterende organisaties.

Thema’s op het raakvlak van IT en Sociale Werkvoorziening
GAC Business Development Manager Office 365 en SharePoint Jan Nouwens opende de bijeenkomst door na te gaan waar de interesses van de aanwezigen van verschillende SW-bedrijven lagen. Daarna volgde een kort overzicht van de thema’s die spelen op het raakvlak tussen IT en SW. Daarna volgde een korte uiteenzetting van de presentaties van de dag: Inzichten voor uw netwerkorganisatie, Regiefunctie versterken met Clientdossiers en Beveiliging van gevoelige gegevens.

Afrekenen naar gebruik
Wat betreft de trends werd geopend met het afscheid dat van het klassieke licentiemodel genomen wordt. Dit speelt ook in de SW-ICT een hoofdrol. Dienstverleners rekenen meer en meer af op werkelijk gebruik. Via nieuwe meetmethodieken is beter te zien wat er precies gebruikt wordt en door wie. Diezelfde functionaliteit is ook beschikbaar voor eindverantwoordelijken binnen SW-organisaties. Zij kunnen deze meetgegevens aanwenden als extra informatiebron.

Zakelijke apps voor de Sociale Werkvoorziening
Een minstens zo belangrijke rol is weggelegd voor zakelijk apps. Waarom ingewikkelde totaaloplossingen aanbieden aan gebruikers als die slechts op zoek zijn naar beperkte functionaliteit zoals het registreren van uren? Met toegewijde apps kunnen complexe registraties vervangen worden door eenvoudige handelingen. Door de interface van ERP te vervangen met een app eenvoudiger gewerkt worden zonder in te boeten aan zorgvuldige registratie.

16 003 Cb13vrijstaand 555X471 Mobielscreena01

Mobile first, cloud first
Hand-in-hand met apps vaart Microsoft de ‘mobile first, cloud first’ koers. Die belooft dat functionaliteit beschikbaar is waar de medewerker het nodig heeft. Dat betekent dat apps op ieder device met een internverbinding beschikbaar zijn. Apps en toegang via de browser zijn daarom twee vaste waardes binnen de oplossingen die Microsoft biedt.

Wetgeving en de cloud
Voor SW-bedrijven zijn de juridische overwegingen van groot belang bij een overstap naar de cloud. Gegevens moeten beschermd zijn tegen ongeoorloofde toegang en dienen opgeslagen te worden in een land dat voldoet aan de Nederlandse privacywetgeving. Daarnaast speelt de Wet Meldplicht Datalekken een belangrijke rol. Voor een overzicht van algemene beveiliging in de cloud is het Vertrouwenscentrum van Microsoft Azure een goede bestemming. Hier geeft Microsoft overzicht van de standaard beveiligingen in hun cloud-platform.

Gegevens beschermen tegen lekken
Voor bedrijven die met gevoelige gegevens werken is de Data Loss Prevention (DLP) in Office 365 heel interessant. Hier kan op beheerniveau ingesteld worden welke gegevens wel en niet het mogen worden gedeeld. Probeert een medewerker bijvoorbeeld per ongeluk een BSN nummer over onveilige e-mail te versturen, dan grijpt de DLP in. De mail wordt niet verstuurd, de medewerker krijgt een waarschuwing en desgewenst kan de manager ook automatische op de hoogte gebracht worden. Dit gereedschap dat standaard in Office 365 online zit legt een goede basis om aan de Wet Melding Datalekken te voldoen.

Alles overal beschikbaar
Tijdens de presentatie was extra aandacht voor de overstap naar de cloud. Daarbij mag de overstap zelf nooit een hoofdreden zijn. De kracht van de cloud is dat het irrelevant wordt waar gegevens staan. Dat kan zowel on-premise als online zijn. Doelstelling van de beweging naar cloud is om organisaties zo ver mogelijk te ontzorgen. Dat daarbij gegevens ergens anders staan dan op de eigen computers is daaraan ondergeschikt.

Gebruiksvriendelijk rapporteren
Hoe stap je als organisatie over van het rapporteren met pdf-bestanden naar een meer gebruiksvriendelijke methode? Dat kan met Power BI. Met dit onderdeel van Office 365 is het mogelijk om gegevens uit verschillende bronnen zoals het eigen ERP systeem, internet en data in data warehouses te combineren en interactief te analyseren. Analyses kunnen eenvoudig gedeeld worden en de ontvanger kan, afhankelijk van zijn rechten, eigen analyses op de data uitvoeren. Een kort filmpje van Microsoft laat de werking zien.

Zelf modellen bouwen in Power BI
Tijdens het event werd gedemonstreerd hoe beheerders zelf snel analysemodellen kunnen maken door gegevens met elkaar te combineren. Daarbij werd onder meer een tabel met gegevens direct vanuit Wikipedia naar het datamodel gehaald. Door eenvoudig een overeenkomstige factor, zoals bijvoorbeeld jaartal, aan te geven in twee gegevenssets kan Power BI vergelijkingen grafisch weergeven. Daarbij krijgt de eindgebruiker zelf de mogelijkheid om die weergaven naar wens aan te passen.

SW-Dag -Body -Power -BIB (1)

ICT faciliteren met Office 365
Voor sommige SW-organisaties is het faciliteren van beheersoftware van belang. Daar kan onder meer het SharePoint deel van Office 365 goed van pas komen. Zo werd getoond hoe het facilitair beheer van een grotere organisatie met behulp van SharePoint activiteiten kan rapporteren. Ieder onderhoudsverzoek verschijnt in het beheerportaal en kan direct van foto’s en een verslag voorzien worden. Zo wordt het sneller op afstand inzichtelijk wat er gedaan is en waarom die werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Office 365 in vogelvlucht
Onder de noemer ‘Office? Dat is toch Word?’ was er ook uitgebreid aandacht voor de verschillende dieper liggende zakelijke functies van Office 365 zoals het al eerder genoemde DLP. Ook zaken als de mailboxen van 50 GB, beste search en performance en verschillende mogelijkheden om workflows te optimaliseren kwamen aan bod.

Een geslaagd evenement met een hoge informatiedichtheid
Het SW-Event had een hoge informatiedichtheid, wat bijna symbolisch aansloot bij de ruime aandacht voor Power BI. Het evenement werd afgerond met een kop koffie in het inpandige koffierestaurant bij Microsoft Nederland. Het was een zeer geslaagde ochtend die zeker voor herhaling vatbaar is.

Wilt u ook zorgenloos profiteren van de cloud?
Heeft u vragen over hoe u uw organisatie klaarstoomt voor de cloud? Waar u op moet letten? Of welke nieuwe mogelijkheden er zijn door te werken met Office 365, PowerBI of SW Vision+? Klik hier. 

Deel dit bericht
Chat met ons