Productiebedrijven
Baanbrekers
image

Baanbrekers

Publieke onderneming voor werk en inkomen

“Wij kijken naar het individu. Altijd. ERP ondersteunt ons hierbij met stuurinformatie.”

 

Vraagstelling
Baanbrekers ondersteunen bij het uitvoeren van de Participatiewet. Meer inzicht verschaffen richting opdrachtgevers en gemeenten met aandacht voor het individu.

 

Oplossing
Nieuw ERP-systeem implementeren, koppelen aan COMPAS en INFOGROEN en daarmee inzicht bieden in complexe financiële stromen.

 

Resultaat
Gecentraliseerd beheer van facturen voor verschillende administratieve systemen. Volledig inzicht in de geldstromen en dossiers rondom de begeleiding van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. 

image
image
image

Microsoft Dynamics NAV geeft grip op processen bij Baanbrekers

“Wij kijken naar het individu. Altijd. ERP ondersteunt ons hierbij met stuurinformatie.”

Marc Been is teamleider automatisering bij Baanbrekers, de publieke onderneming voor werk en inkomen van de gemeenten Heusden, Loon op Zand en Waalwijk. Het is een combinatie van sociaal werkbedrijf en een sociale dienst. Baanbrekers is op 1 januari 2013 van start gegaan. Marc: “In aanloop naar de Participatiewet hebben onze gemeenten verschillende organisaties samengevoegd. Baanbrekers is daaruit ontstaan als gecombineerde organisatie die mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt naar zo regulier mogelijk werk begeleidt of die voorziet in een uitkering.”

ERP-pakket voor SW-bedrijven: SW Vision+
Bij de fusie is een overstap gemaakt van Windows XP naar Windows 7. De noodzakelijke upgrade voor Windows ondersteunde het bestaande ERP-pakket niet meer. Daarbij bleek de nieuwe versie van het ERP-pakket ook niet meer passen bij de organisatie. Daarom is gezocht naar een passende oplossing en is een aanbestedingstraject ingezet. Bij dit traject kwamen verschillende voor SW-bedrijven typische eisen naar voren. Een nieuw pakket moet in ieder geval koppelingen kunnen leggen met COMPAS en INFOGROEN. Verder wordt het ingezet om zowel productieresultaten als detacheringsuren bij te houden. Daar komt bij dat het overzicht moet bieden over een zeer grote variëteit aan activiteiten.

Traceerbaar beheer medische productie
Baanbrekers heeft op eigen locatie vier gebouwen staan waar naast administratie ook productiewerk wordt uitgevoerd. Marc: “Wij nemen productie over op locatie bij opdrachtgevers. Daarnaast hebben we ons eigen productiebedrijf. Hier ligt een belangrijke eis. Wij assembleren onder meer producten voor de medische sector. Deze productie moet honderd procent traceerbaar zijn. Verder zijn we bezig met allerlei andere productieactiviteiten. Dat doen we zowel bij ons op het bedrijfsterrein als bij opdrachtgevers in huis." Via Microsoft Dynamics NAV wil Baanbrekers onder meer de uren bijhouden van zowel de mensen die op de eigen locatie werken, als diegenen die projecten via detachering bij opdrachtgevers uitvoeren.

Mensen staan centraal
De mens staat centraal bij Baanbrekers. Marc: “Ons ultieme doel is om mensen aan zo regulier mogelijk werk te helpen. Diegenen die dat kunnen, stromen bij ons uit. Voor wie dat nog een stap te ver is, zoeken we naar het meest haalbare." Microsoft Dynamics NAV biedt bij dit proces ondersteuning. Marc: “We gebruiken dit systeem om inzicht te krijgen in de resultaten van ons werk. Door de dimensies van Microsoft Dynamics NAV in te stellen, kunnen we zien welke aanpakken voor mensen de beste resultaten geven. Die informatie kunnen we vervolgens gebruiken om onze ondersteuning nog beter op het individu af te stemmen.”

“Ons ultieme doel is om mensen aan zo regulier mogelijk werk te helpen."

 

Koppeling Microsoft Dynamics NAV met INFOGROEN en COMPAS
Om overzicht te krijgen zijn koppelingen nodig met pakketten die specifiek in de SW-branche worden gebruikt. Marc: “COMPAS is ons personeelssysteem en INFOGROEN gebruiken we voor groenonderhoud. Deze pakketten zie je heel veel in SW-land. Van de 95 SW-bedrijven in Nederland gebruiken er 70 COMPAS. Dus die koppeling met Dynamics NAV is cruciaal. Voor groenbedrijven heeft INFOGROEN mooie tekenmodules. GAC zorgt dat informatie die daarin verwerkt wordt ook naar Dynamics NAV gaat zodat we overzicht houden.”

Rechten en machtigingen instellen in Microsoft Dynamics NAV
Vanuit het oogpunt van de technische beheerder zijn rechten en machtigingen in Microsoft Dynamics NAV een pluspunt. Marc: “Voor mij als teamleider automatisering is het pakket qua rechten perfect geregeld. We kunnen precies instellen wie wat mag, en wat die persoon te zien krijgt. Dat rollenbeheer is echt super afgewerkt. Het kan heel veel en laat je zelfs zeer complexe instellingen maken. Wij vinden dat heel goed.”

“Als het aan Baanbrekers ligt, zijn portalen de volgende stap. Die ontsluiten met behulp van Office 365 informatie uit het ERP-systeem.”

 

Optimalisatie van urenregistratie en ziekteverzuim
Na de livegang is Baanbrekers doorgegaan met het optimaliseren en stroomlijnen van de implementatie. Marc: “We willen alle indirecte en directe productie- en projectgerelateerde uren boeken in Microsoft Dynamics NAV. Dan zijn we in staat om een volledigheidscontrole binnen de geregistreerde uren uit te voeren en deze uren weer terug te koppelen naar COMPAS. Daarmee kan het personeelssysteem de administratie rond ziekteverzuim, aanwezigheid, verlof en compensatie uitvoeren. Vervolgens kan iedereen die bij ons een werkplek heeft zelf uren gaan boeken. Dan praat je toch gauw over ruim tweehonderd medewerkers. De goedkeuring van die uren wordt vervolgens door de leidinggevende uitgevoerd.”

Portalen gekoppeld met Dynamics NAV voor samenwerking met derden
Als het aan Baanbrekers ligt, zijn portalen in Dynamics NAV de volgende stap. Microsoft Dynamics NAV is een flexibel systeem dat kan worden aangepast aan veranderende marktomstandigheden. Met behulp van Office 365 ontsluiten portalen informatie uit het ERP-systeem. Dat maakt het mogelijk om eenvoudig en veilig informatie te delen met externe partijen zoals gemeenten en opdrachtgevers. Baanbrekers kan hiermee bijvoorbeeld eenvoudiger urenstaten delen met opdrachtgevers.

Urenlijsten aanbieden via portaal
Marc: “Met portalen willen we onder meer onze urenlijsten aanbieden bij opdrachtgevers. Dan laten we op basis van een portaal zien wat we hebben gedaan. Geeft de opdrachtgever daarop een akkoord, dan kunnen we meteen de benodigde administratieve handelingen uitvoeren. Dit is een logische volgende stap.” Door op deze manier Dynamics NAV in te richten en uit te breiden maakt Baanbrekers gebruik van een volgend groot voordeel van dit ERP-systeem in combinatie met Office 365. Dankzij de modulaire opbouw is het mogelijk om met essentiële onderdelen te beginnen en die naar eigen wens uit te breiden. Dat geeft Baanbrekers de ruimte om naar behoefte te groeien om maximale aandacht aan de mens te kunnen geven.

CB9 Contact 1180X454 Dvlcontact

Zet de mens centraal met SW Vision+

SW Vision+ biedt een solide basis om de dynamische processen binnen SW-bedrijven te ondersteunen. Meer weten over SW Vision+ voor uw organisatie? Neem vandaag nog contact op!

Maak een afspraak Stel een vraag 0499 58 28 27
Stel een vraag

Maak een afspraak

Chat met ons