GAC Business Solutions

Udocx

Zet uw documenten op de juiste plaats

Udocx slaat een brug tussen scanners (multifunctionals) en uw documentopslag. Met de toevoeging van deze software aan SharePoint gaan alle gescande documenten via de cloud direct naar de juiste locatie. Heeft u een document nodig, dan kunt u daar via Udocx vanaf ieder denkbaar apparaat direct bij. Dankzij de integratie met SharePoint zijn uw documenten veilig bereikbaar via de cloud, en met de metadata functionaliteit van Udocx zijn uw gegevens goed doorzoekbaar en beheersbaar. Omdat de oplossing volledig cloudgebaseerd is, heeft u geen installatie van software of extra hardware nodig. 

Cb13vrijstaand 570X470 Mssurfaceudocx
image
image

Koppel uw scanners via de cloud aan SharePoint

Na implementatie van Udocx staan uw multifunctionals en andere scanners via de cloud in verbinding met SharePoint. Een medewerker geeft op de touchscreen aan waar een document naartoe moet, en de software doet de rest. Door te integreren met workflows kunt u zorgen dat documenten naar de juiste locatie gaan zonder dat er meerdere malen geklikt en gekopieerd moet worden. 

Tijdens de automatische opslag van documenten zet Udocx gelijk de structuur om naar doorzoekbare PDF. Dat maakt het makkelijker om op een later tijdstip gegevens terug te vinden met de zoekfunctionaliteit van SharePoint of Windows. Bij de omzetting wordt ook automatisch een lijst met herkende metatags aan het document gekoppeld, dat maakt het mogelijk om documenten direct tijdens het scannen op te nemen in bestaande workflows, en om op een later tijdstip te ordenen met de metadatafunctionaliteit van SharePoint.

De opslag van Udocx werkt in twee richtingen. Uw multifunctionals kunnen dan niet alleen gegevens naar SharePoint sturen, maar daar ook direct informatie halen. Een medewerker kan op de touchscreen van de multifunctional een document opvragen en eventueel laten printen. De ingebouwde, fijnmazige beveiliging van SharePoint zorgt dat vertrouwelijkheid bewaakt blijft en uw beveiligingsregels worden toegepast.

Udocx is een volledig cloud-gebaseerde oplossing. U hoeft er zelf geen software voor te installeren en er is geen extra hardware nodig. U kunt met uw bestaande multifunctionals en servers direct overstappen op de voordelen van deze toepassing.


Automatisch gegevens herkennen

Formulieren direct in SharePoint

Udocx voegt de mogelijkheid toe om tijdens de verwerking van gescande documenten automatisch de velden van ingevulde formulieren te herkennen. Op deze manier kunt u gegevens uit barcodes en invulvelden op de juiste plaats in de database van SharePoint opnemen. Dit maakt Udocx een zeer aantrekkelijke optie om bestellingen, bills of lading, en facturen te verwerken. 

Udocx voor Office 365

Perfecte cloud-integratie

De oplossing van Udocx integreert perfect met Microsoft Office 365. Deze twee cloudgebasserde toepassingen vullen elkaar op zeer effectieve manier aan. U kunt vanaf uw multifunctional specifieke locaties opgeven om naartoe te scannen zoals OneDrive for Business of SharePoint Online. De geïntegreerde mogelijkheid om gescande documenten doorzoekbaar te maken, geeft ruimte om automatisch workflows te starten aan de hand van metadata of trefwoorden. Udocx kan dan bijvoorbeeld zorgen dat een verzoek om bevestiging automatisch in het juiste postvak belandt. Ook het verzenden van bijlagen met Outlook wordt een stuk eenvoudiger met Udocx. U kunt direct vanaf een multifunctional opdracht geven om een gescand document via Outlook als e-mail te versturen.

Cb13vrijstaand 570X470 Illustratiescorpd
CB9 Contact 1180X454 Corpcontact

Beheer uw scans via de cloud met Udocx

Door met Udocx te scannen via de cloud maakt u beter beheer van uw scans mogelijk. Zorg vandaag nog dat documenten doorzoekbaar worden door er onder meer automatisch metadata aan te koppelen. Voor Udocx is geen installatie van software of nieuwe hardware vereist. Neem contact op met GAC om ook uw SharePoint met deze functionaliteit uit te breiden.

Maak een afspraak Stel een vraag Bel direct: 0499 58 28 27
Stel een vraag

Maak een afspraak

Chat met ons