Dynamics 365 Project Operations update
Microsoft brengt in april en oktober een nieuwe release uit van het gehele Dynamics 365 Platform. Hierna worden de nieuwe functionaliteiten in de opvolgende 6 maanden uitgerold. Zo is Microsoft begin oktober begonnen met de uitrol van Release Wave 2 van 2021. In dit blog staan we stil bij de belangrijkste nieuwe functionaliteiten van Dynamics 365 Project Operations van het afgelopen jaar en die door elke zakelijke dienstverlener kunnen worden ingezet. De 6 belangrijkste vernieuwingen hebben we voor je op een rijtje gezet.
#1: Projecttaken weergeven in bord- en tijdlijnweergaves
De weergave van taken in een project is vervangen door de functionaliteit van Project for the Web waardoor naast de reeds bekende rasterweergave ook een bord- en tijdlijnweergave (gantt diagram) beschikbaar zijn binnen een project. In de bordweergave kunnen taken worden gefilterd en gegroepeerd op zelf in te delen buckets, verantwoordelijke, voortgang en einddatum.
In de tijdlijnweergave ontstaat een visueel beeld van de taken in de tijd en is het eenvoudig om taken aan elkaar te koppelen en te slepen in de tijd. Taken kunnen bovendien worden gerubriceerd als hoofd- en subtaken.
De taakstructuur kan met één druk op de knop worden geëxporteerd naar Excel of pdf.
#2: Vernieuwd planbord
Het geïntegreerde planbord heeft een visuele upgrade ondergaan waardoor het er moderner uitziet en gebruiksvriendelijker is. De nieuwe weergave kan bovenin het scherm worden aangezet en meteen gebruikt.
#3: Meerdere klanten in één projectcontract
Op het moment dat het noodzakelijk is om de uren van één projectcontract te factureren aan meer dan één klant, kan dit worden ingericht in het projectcontract. In de algemene inrichting van het projectcontract wordt aangegeven welke klant de primaire klant is. Vervolgens kunnen één of meerdere extra projectklanten worden ingericht. Per projectklant kan worden aangegeven welk percentage aan de betreffende klant zal worden gefactureerd. Maar het is ook mogelijk om het systeem alles evenredig te laten verdelen, waarbij een eventueel afrondingsverschil in de facturen automatisch wordt toebedeeld aan de klant die als afrondingsklant is ingesteld.
#4: Vooruitbetalingen en voorschotten
Met de komst van Project Operations is het mogelijk om binnen een projectcontract voorschottermijnen te gebruiken over alle projecten die behoren tot dat projectcontract. De facturatie voor de klant wordt hiermee voorspelbaar, anders dan bij facturatie op basis van nacalculatie hetgeen meestal een grilliger verloop kent.
Om te bepalen op welk moment de voorschottermijnen worden gefactureerd, wordt een voorschotschema ingericht, waarbij rekening wordt gehouden met eventuele meerdere klanten binnen het projectcontract. De voorschotregels kunnen worden aangemaakt met behulp van een wizard of door handmatig regels toe te voegen.
Op basis van de ingevulde opties, wordt een schema aangemaakt. Door de regels op Gereed voor facturering te zetten, worden ze meegenomen in de facturatie en op elk gewenst moment verrekend met de gemaakte uren indien wordt gefactureerd op basis van nacalculatie. Afhankelijk van de uitkomst van de verrekening wordt een extra factuur of creditnota gemaakt.
#5: Meerdere factureringsmethodes binnen één project
Daar waar voorheen alle taken binnen een project volledig werden gefactureerd op basis van één factureringsmethode, is het nu mogelijk om binnen één project een combinatie van nacalculatie en vaste prijs in te richten. Per regel van het projectcontract kan worden aangegeven of alle óf alleen geselecteerde projecttaken aan de betreffende regel worden gekoppeld.
Bij de laatste optie dient per project te worden aangegeven welke taakregels worden gekoppeld, waarna de geaccordeerde uren op basis van de ingestelde factureringsmethode worden geboekt en gefactureerd.
#6: Niet-overschrijdingslimiet voor budgetbewaking
Om te voorkomen dat meer wordt gefactureerd dat het budget dat met de klant is afgesproken, kan een niet-overschrijdingslimiet worden ingesteld in een projectcontract. Dit kan op meerdere niveaus, zoals per klant, per projectcontract en per projectcontractregel.
Op het moment dat uren worden goedgekeurd door de projectmanager, wordt gecontroleerd of de ingestelde limiet wordt overschreden. Als dit het geval is, worden de werkelijke waarden gemarkeerd met de validatiestatus Mislukt en kunnen ze niet worden gefactureerd. De projectmanager kan vervolgens de noodzakelijke acties ondernemen door bijvoorbeeld het budget bespreekbaar te maken bij de opdrachtgever of andere uren voorrang te geven.
Benieuwd wat Dynamics 365 Project Operations kan betekenen voor jouw organisatie?
Uiteraard houden wij alle ontwikkelingen in de gaten en zorgen wij ervoor dat PSA365 voor IT consultancybedrijven en accountantskantoren continu up to date blijft. Meer informatie over de mogelijkheden van PSA365 kun je hier vinden of neem contact met ons op. Wij vertellen je er graag meer over!
GAC