Wanneer we het hebben over het digitaliseren van processen, kunnen we dat eigenlijk op een aantal manieren aanpakken. Echter kom je al snel uit bij het automatiseren of robotiseren van processen. Maar wat is het verschil en wanneer maak je waar gebruik van? In dit artikel lees je hoe GAC Business Solutions samen met haar klanten processen slimmer maakt.
Proces automatisering: een concreet voorbeeld uit de praktijk
Je werkt samen met vele leveranciers en wil periodiek eenvoudig prijzen en/of kortingen kunnen bijwerken. Het zou handig zijn als je hiervoor een import zou hebben, zodat je eenvoudig Excel files kan importeren, data kunt invoegen en bijwerken of verwijderen. Valt dit te realiseren?
Menig automatiseerder zal een notitie maken van jouw wensenlijstje en hiervoor de uren calculeren die nodig zijn om datgene uit te voeren wat de klant van hem vraagt. Maar om data te kunnen importeren, zal nog steeds iemand in actie moeten komen. Dit is nou precies het verschil tussen automatiseren en robotiseren, waarbij we in dit voorbeeld de manuele invoer van data kunnen ‘automatiseren’ door de data vanuit een bestand te importeren. Uiteindelijk ga je pas écht efficiënt te werk als de handmatige importactie geëlimineerd kan worden. De automatiseerder in kwestie zal dit niet snel opperen, want hiermee loopt immers zijn eigen werk gevaar. Maar wanneer je als bedrijf wil groeien is aan GAC om je uit te dagen en samen te kijken hoe je jouw processen slimmer zou kunnen inrichten. Zodat jouw automatiseerder zich kan richten op belangrijkere zaken dan het periodiek invoeren en importeren van data.
Verschil tussen automatisering en robotisering
Wil je bepaalde stappen in een bedrijfsproces die voorheen manueel plaatsvonden, door software laten uitvoeren? Dan heb je de keuze tussen automatiseren of robotiseren. Wat is het verschil en wanneer heeft welke oplossing de voorkeur?
Proces automatisering
Is het verwerven van standaardprocedures die rechtstreeks naar een oplossing voeren en zonder lang nadenken uitgevoerd kunnen worden.
Of zoals IT-ers het simpelweg zien, de inzet van standaard softwareoplossingen of maatwerk applicaties. Deze laatste vorm van automatiseren komt tegenwoordig steeds minder voor door de toegenomen functionaliteit van standaardapplicaties. Daarbij is het vanuit kostenperspectief minder interessant en wordt vandaag de dag vaak gekozen voor standaardoplossingen. Het uitbreiden van de functionaliteiten van deze standaardapplicaties betreft vaak weer maatwerk om specifiek te kunnen voorzien in de klantbehoefte.
Robotisering
Een toenemend aantal taken, die eerst door mensen werden uitgevoerd, door robots (zowel hardware- als softwarematig) laten uitvoeren.
Meestal wil je niet dat er een manuele interventie nodig is. Vaak heb je het over handelingen dia over meerdere applicaties heen gaan. Bijvoorbeeld het invoeren van informatie van de ene applicatie naar de andere. Of data vanuit een catalogus in een Excel-bestand invoeren, het vervolgens opslaan in een map en bijwerken in het ERP systeem. Dan biedt robotisering een perfect alternatief voor de traditionele manier van automatiseren.
Gelukkig hebben we in onze gereedschapskoffer alle tools tot onze beschikking om te zorgen dat we zonder maatwerk dit soort processen volledig kunnen stroomlijnen. Door de inzet van Power Automate kun je zonder gebruik te maken van maatwerk processen over applicaties heen robotiseren. Daarbij maken we binnen GAC gebruik van Connect2All, waardoor we ook toegang krijgen tot alle data binnen Dynamics 365 Business Central.
Dus als we even teruggaan naar bovenstaand voorbeeld, luidt ons advies als volgt:
- Nee, we gaan zeker geen import maken.
- De data worden in Excel files aangeleverd vanuit de leverancier. Plaats deze op een centrale plek in Teams (het bestand moest toch ergens centraal opgeslagen worden) waar jouw inkopers samenwerken.
- Als er een nieuwe file staat, zorgen Power Automate en Connect2All voor de rest en zal de data volledig automatisch (zonder manuele actie of wachttijd) worden doorgevoerd in het ERP.
- Concreet: hiervoor is geen maatwerk nodig en kan extra tijd worden gewonnen met standaard tools!
Mogelijkheden waarvan jij niet eerder wist dat die bestonden
Robotiseren van processen
Om je een idee te geven, zo’n gerobotiseerd proces is binnen een handomdraai ingericht. Bovenstaande betreft een vrij basic scenario van slimmer werken, maar je kan dit proces nog verder doortrekken. Wat vaak nog spannend is voor bedrijven omdat ze dan een bepaalde controle kwijtraken. In de praktijk zou je namelijk meer kunnen doen, om het proces nog efficiënter te maken:
- Je ontvangt een e-mail van je leverancier met hierin een nieuwe prijslijst. Dit betreft de trigger om Power Automate te starten.
- Deze checkt of er een bijlage is toegevoegd, welke automatisch zal worden opgeslagen in een bepaalde map binnen het inkoopteam.
- Na het plaatsen van de nieuwe prijslijst, wordt de data automatisch gevalideerd en het proces zoals hierboven verder opgepakt. Hier worden de prijzen volledig automatisch bijgewerkt in het ERP.
Het mooie van dit scenario is dat je het proces toch manueel kan controleren door slim gebruik te maken van enkele goedkeuringsstappen.
Welke processen heb jij al gerobotiseerd binnen jouw organisatie? Laat het ons weten; wij zijn benieuwd! Beschik je mogelijk over ideeën, maar heb je geen idee hoe deze uit te voeren? Neem contact met ons op, wij bekijken graag de mogelijkheden.
GAC