What’s new en what’s next in Trade365 Release Wave 1 2022

What’s new en what’s next in Trade365

Zoals je wellicht niet ontgaan is, is GAC Business Solutions afgelopen zomer overgenomen door Broad Horizon Groep. Daarmee is de volgende stap gezet in de ambitie om marktleider te worden op het gebied van Microsoft Dynamics dienstverlening in Noord-Europa. Sinds 1 januari 2022 is Broad Horizon Solutions (BHS) deels samengevoegd met GAC. GAC en BHS zijn samen verder gegaan onder de naam GAC Business Solutions – a Broad Horizon company (GAC), waarmee we ons richten op het middensegment met Dynamics 365 Business Central, Customer Engagement en het Power Platform.

GAC heeft Trade365 als add-on voor de groothandelsbranche en online retail in de markt gezet. BHS had een add-on genaamd Commerce365. Een bijkomend voordeel van deze samenvoeging is dat we Trade365 hebben kunnen uitbreiden met functionaliteiten waarvoor BHS een goede oplossing had. Het beste van twee werelden wordt samengevoegd in Trade365. Ideaal voor jou als klant!

In mei zijn de eerste 3 componenten gereleased en in juli 2022 volgen de volgende 3. Eind 2022 zal de teller op maar liefst 14 nieuwe functionaliteiten staan. In dit blog ga ik in op de eerste 6 functionaliteiten welke reeds onderdeel zijn van Trade365 of binnenkort worden toegevoegd.

Om te beginnen een toelichting op de 3 componenten welke inmiddels onderdeel zijn van Trade365.

Eenvoudig inkopen doen met het geavanceerde inkoopvoorstel

Een standaard onderdeel van Business Central is de mogelijkheid om gebruik te maken van het inkoopvoorstel voor het berekenen van de inkoopbehoefte en aanmaken van inkooporders voor je leveranciers. Het standaard inkoopvoorstel stelt een mix van regels voor, voor nieuw in te kopen artikelen, herplannen van regels vanwege een wijziging van datum of aantal en regels die moeten worden geannuleerd. Deze regels voor alle leveranciers staan door elkaar in het voorstel en dat kan verwarrend zijn voor een gebruiker. Er is geen inzicht per leverancier en daardoor is het moeilijk om inkopen te combineren (per leverancier) om zo de meest efficiënte inkoop te doen. De nieuwe functionaliteit brengt daar verandering in en bestaat uit twee onderdelen, een eenvoudig inkoopvoorstel en extra inzichten per leverancier.

• Eenvoudig inkoopvoorstel: in het inkoopvoorstel worden enkel regels getoond waarbij wordt gekeken naar de totale vraag en aanbod in een bepaalde periode. Op basis daarvan wordt berekend hoeveel er moet worden ingekocht. Er worden geen inkooporders geannuleerd of opnieuw ingepland. Dit zorgt ervoor dat het voorstel eenvoudig te begrijpen én te gebruiken is.
• Inkoopvoorstel inzichten per leverancier: het standaard inkoopvoorstel geeft zoals gezegd geen goed inzicht per leverancier. In de nieuwe cockpit worden dezelfde regels getoond als in het standaard inkoopvoorstel, maar dan wel gegroepeerd per leverancier. Extra functionaliteit hierbij is dat het totale bedrag per leverancier wordt getoond (over alle vestigingen heen), samen met het totale volume, vrachtvrije limiet (LV), minimaal orderbedrag (LV) en minimaal ordervolume. Ook een totaaloverzicht waarin dit per leverancier is gecumuleerd, is aanwezig met daarnaast een actie die het toelaat om andere artikelen van die leverancier eenvoudig toe te voegen in het inkoopvoorstel. Zo zie je snel of je aan het minimale orderbedrag of volume zit en kun je indien nodig eenvoudig artikelen toevoegen om wel aan de afspraken met je leverancier te voldoen.

Een flexibele manier om (verzamel)facturen in batch aan te maken

Deze functionaliteit maakt het mogelijk om in batch facturen aan te maken voor geboekte verkoopverzendingen en geboekte retourontvangsten. Behalve het verzamelen kunnen er op verschillende manieren regels gegroepeerd worden alsook het automatisch laten toevoegen van teksten. Denk hierbij aan het verzamelen van geboekte verzendingen per factuurklant en tegelijkertijd groeperen per afleveradres. Per klant (of klantenboekingsgroep, bedrijfsboekingsgroep of voor alle klanten) is hiervoor in te stellen hoe de factuur moet worden gemaakt, per order of als verzamelfactuur. Zo richt je verschillende facturatiewijzen in en deze koppel je aan de klant om te voldoen aan de afspraken met of facturatiewensen van de klant. Daarna wordt een facturatierun aangemaakt. Dat zorgt ervoor dat niets meer handmatig hoeft te worden gedaan. Het aanmaken, boeken en verzenden van facturen kan daarmee volledig worden geautomatiseerd. Je bepaalt zelf of en hoe frequent de facturatierun automatisch moet lopen en of de facturen gemaakt, geboekt en/of afgedrukt moeten worden.

Minder fouten bij het aanmaken van verkoop- en inkoopdocumenten door gebruik van sjablonen

In Business Central kan gebruik worden gemaakt van sjablonen om bijvoorbeeld snel een klant of artikel aan te maken waardoor de kans op fouten kleiner is. Er wordt immers gebruik gemaakt van voorgedefinieerde waarden. Wat hierin ontbreekt, is de mogelijkheid voor het gebruik van sjablonen voor het aanmaken van verkoop- en inkoopdocumenten, zoals een offerte, order, raamcontract, factuur, creditnota en retourorder. De nieuwe functionaliteit maakt het mogelijk om sjablonen in te richten voor deze verkoop- en inkoopdocumenten en ook daarmee de kans op fouten te verkleinen bij de aanmaak van bijvoorbeeld een order. Het gebruik van sjablonen is per gebruiker in te stellen, waardoor ieder voor zich kan werken met andere sjablonen. Erg handig!

De onderstaande 3 componenten worden in juli verwacht. De definitieve scope moet nog worden bepaald, maar in hoofdlijnen lost het de volgende uitdagingen op.

Klantspecifiek geconfigureerde rapporten

In Business Central wordt gebruik gemaakt van standaard rapporten voor inkoop en verkoop. Denk hierbij aan rapporten, oftewel lay-outs, zoals een verkoopofferte, orderbevestiging, inkooporder en geboekte magazijnverzending. Deze nieuwe functionaliteit gaat gebruikers in staat stellen om een set van standaard rapporten gedeeltelijk zelf te kunnen configureren en dus klantspecifiek te maken. De meeste rapporten zijn dan ook meteen in meer talen beschikbaar. Configuratie maakt het bijvoorbeeld mogelijk om intrastat specificaties te tonen, opmerkingen weer te geven, een datum op verschillende wijzen te tonen, kortingen op verschillende manieren te tonen, omschrijvingen weergeven zoals gewenst, opslaglocaties weergeven, serie- en lotnummers tonen, gekoppelde regels als details weergeven, regels met aantal 0 tonen en artikel-, resource en regelopmerkingen weergeven.

Een slim voorstel van wat verzonden kan worden

Verlies je het overzicht in orders die kunnen worden verzonden? Of verliezen jullie veel tijd door het zoeken naar artikelen die op voorraad zijn, klaar om te worden verzonden? Dan is het verzendvoorstel de ideale functionaliteit om alle verkooporders te verzamelen die kunnen worden verzonden, zonder te hoeven zoeken. De nieuwe functionaliteit gaat ervoor zorgen dat het plannen van orders eenvoudiger kan door middel van een verzendvoorstel. Op basis van vrijgegeven orders wordt een voorstel gedaan met artikelen die kunnen worden gepickt per vestiging. Voordeel is dat niet meer alle magazijnverzendingen en bijbehorende picks apart hoeven te worden aangemaakt. Je kunt verkooporders plannen en gegroepeerde magazijnverzendingen en magazijnpicks aanmaken op basis van persoonlijke voorkeuren.

Extra functionaliteit vanuit verkoopofferte naar order

Heb je te maken met tijdverlies door het opzoeken van offertes bij nieuwe orders of geven klanten niet altijd aan dat er een lopende offerte is wanneer zij een bestelling plaatsen? Nieuwe functionaliteit maakt het omzetten van een verkoopofferte naar een order, raamcontract of factuur mogelijk en veel eenvoudiger om op te volgen. In de verkoopofferte kan per regel worden aangegeven voor welke hoeveelheid een order moet worden aangemaakt en een offerte kan indien gewenst na gebruik worden verwijderd of gearchiveerd.

Ook kunnen offertes worden gelinkt aan verkooporders. Bij het invoeren van een artikel op een verkooporder waarvoor een offerte bestaat voor de betreffende klant, krijgt de gebruiker een melding met openstaande offertes van die klant voor dat artikel, uiteraard rekening houdend met de vervaldatum van de offerte. Wel zo handig toch?

Over 2 maanden komt GAC weer met nieuwe functies en in oktober is Microsofts Release Wave 2 aan de beurt en kun je ook daarvan gaan profiteren. Uiteraard volgen er vanuit GAC ook dan weer nieuwe functies. Wil je deze nieuwe componenten in gebruik nemen of heb je goede suggesties voor het product Trade365? Laat het ons weten!