Perfect afstemmen van vraag en aanbod met het Trade365 Order Planbord
Elke organisatie heeft dagelijks te maken met uiteenlopende uitdagingen. Dit varieert van hoge klantverwachtingen tot het correct uitleveren van alle orders. Een uitdagende en vaak ook tijdrovende klus voor handelsbedrijven is het goed afstemmen van vraag en aanbod, juist om aan die hoge verwachtingen van de klant te kunnen voldoen. Hiervoor is het belangrijk om eenvoudig inzicht te hebben in de vrije voorraden, evenals het makkelijk invoeren, plannen en op tijd leveren van de orders. Je wil tenslotte je klanten op de hoogte kunnen stellen van leverdata en uiteindelijk ook voldoen aan de geschapen verwachting. Je wil grip hebben op hetgeen er gebeurt in de supply chain. Hoe kunnen Dynamics 365 Business Central en Trade365 je hiermee helpen?
In Business Central is het mogelijk om op twee verschillende manieren de verzend- en leverdatum van je orderregels te berekenen en toe te zeggen. Dit kan door een zogenoemde zachte reservering op basis van de ordertoezeggingsmethodiek ATP/CTP of door de systematiek hard reserveren toe te passen.
Ordertoezegging op basis van ATP of CTP
De ordertoezeggingsmethodiek ATP/CTP is handige functionaliteit om orders toe te zeggen die op een bepaalde datum moeten worden verzonden of geleverd. De datum voor ATP (Available To Promise) of CTP (Capable To Promise) van een artikel wordt berekend en er worden orderregels gemaakt voor de datums die worden geaccepteerd. Met deze functionaliteit wordt de vroegst mogelijke datum berekend waarop een artikel beschikbaar is voor verzending of levering. Er worden ook orderregels aangemaakt wanneer de artikelen eerst moeten worden ingekocht of geproduceerd, voor die data die je accepteert. Vervolgens wordt automatisch een verzoek klaargezet om deze artikelen in te kopen of te produceren.
Met behulp van ATP worden datums berekend op basis van niet-gereserveerde aantallen in voorraad met betrekking tot geplande productie, inkoop, transfers en verkoopretouren. Er wordt rekening gehouden met artikelen die op voorraad zijn, gepland om te ontvangen en de bruto behoeften. CTP gaat uit van een ‘wat als’ scenario en houdt dus rekening met aantallen die niet op voorraad zijn of in geplande orders staan. Op basis van dit scenario berekent Business Central de vroegste datum waarop het artikel beschikbaar wordt als het wordt geproduceerd, ingekocht of overgebracht. De orderverwerker bepaalt vervolgens of de voorgestelde data mogen worden geaccepteerd. Daarmee worden de vroegst beschikbare verzenddatums geaccepteerd.
Een nadeel van deze methode is wanneer orders wat verder in de tijd staan gepland, de voorraad kan worden “gestolen” voor andere orders. De datums zijn namelijk berekend en de voorraad is niet hard toegekend. Dit kan tot gevolg hebben dat orders niet meer op de afgesproken datum geleverd kunnen worden als er onvoldoende voorraad is en er niet op tijd nieuwe voorraad binnenkomt of wordt geproduceerd. Daarnaast is het zo dat ATP en CTP (volgens Microsoft) niet door elkaar dienen te worden gebruikt. ATP houdt rekening met orders in de tijd, CTP niet. Er ontstaat een verwarrende situatie betreffende de beschikbare voorraad. Volgens ATP is voorraad niet beschikbaar, volgens CTP kan de voorraad vervolgens alsnog worden uitgeleverd. Gevolg daarvan is dat voorraad onterecht wordt uitgeleverd en toegezegde leverdata aan andere klanten niet meer worden behaald. Ander nadeel is dat wanneer artikelen later binnenkomen dan gepland, er geen signaal komt richting verkoop dat er leveringen vertraagd zijn. Ook als artikelen eerder binnenkomen dan gepland vindt er geen signaal plaats.
Voorraad reserveren: “Wie het eerst komt, wie het eerst maalt”
Een andere methode die kan worden toegepast, is hard reserveren. Het is mogelijk om artikelen te reserveren voor verkooporders, inkooporders, serviceorders, assemblageorders en productieorders. Het voordeel is dat deze voorraad echt wordt toegekend aan een order, waardoor je de belofte richting je klant waar kunt maken. Een nadeel is dat verkopers voorraad al snel reserveren om zekerheid te hebben voor de eigen orders, ongeacht het belang van de eigen en andere orders. Dit kan ook betekenen dat voorraad (te) lang in het magazijn ligt te wachten op uitlevering. En daarbij geldt dat harde reserveringen op basis van artikelposten worden gedaan, niet op basis van artikelen. Dit kan leiden tot onlogische looproutes in het magazijn wat extra tijd vraagt van je logistieke medewerker(s). Mocht een gereserveerd artikel later binnenkomen, dan moet de reservering eerst worden verwijderd alvorens orders kunnen worden bijgewerkt. Ook daar heb je te maken met extra handelingen die tijd vragen van je orderverwerker(s).
Met Trade365 heb je nog een alternatieve methodiek om ordertoezeggingen te berekenen in Business Central, namelijk door de inzet van het Order Planbord.
Krijg grip op al je leveringen
De functionaliteit van het Order Planbord biedt een duidelijke richtlijn omtrent de werkwijze waarop orders worden toegezegd en wanneer uitlevering plaats kan vinden. Door een volgnummering wordt voorraad (artikelen) op basis van aantallen gekoppeld aan de verkoopregel.
Direct vanuit de verkooporder kan de verzenddatum worden berekend en toegekend. Raadpleeg eventueel het supply chain dashboard en je ontvangt een actueel inzicht in het aantal in voorraad, in verkooporders, in inkooporders en in productieorders. Gebruik vervolgens het order planbord om overall te zien waar eventuele knelpunten ontstaan.
Als de klant een verzochte leverdatum doorgeeft, is dat de vroegst mogelijke datum waarop geleverd gaat worden. Er zal nooit een datum worden voorgesteld die hiervóór ligt. Het volgnummer van het betreffende artikel in de orderregel is daarna leidend voor de volgorde waarin het order planbord het gaat afhandelen.
Stel, je hebt:
- Order 1 met artikel A met een leverdatum over 3 maanden. Deze order(regel) heeft de hoogste prioriteit, want deze order(regel) is als eerste aangemaakt en heeft dus het laagste volgnummer gekregen van alle volgende orders voor dit artikel.
- Order 2 met artikel A met een leverdatum volgende week. Deze order(regel) heeft een lagere prioriteit omdat die later is aangemaakt en dus een hoger volgnummer heeft.
Dit betekent voor de datumberekening en uitlevering dat als er voorraad is of uitstaande inkooporders waardoor beide orders kunnen worden uitgeleverd op de gevraagde leverdatum, dat wordt voorgesteld. De tweede order kan nooit voorrang krijgen op de eerste order als die eerste order niet op tijd kan worden geleverd. De tweede order kan wel worden aangepast en eerder geleverd als hij niet van negatieve invloed is op de berekende datum van de eerste order. Er wordt hierbij automatisch rekening gehouden met inkooporders die eraan komen.
Oftewel, het order planbord brengt continu vraag en aanbod in kaart en maakt voor jou op een eenvoudige wijze inzichtelijk wat de mutaties zijn aan één van beide kanten. Nog een voorbeeld, je hebt producten in backorders staan waarvan de producten nog onderweg zijn. Stel dat deze producten eerder of later binnenkomen. Dan heeft dat gevolgen voor je verkoopproces. Het order planbord geeft je direct inzicht en heeft daarnaast ook de tools om eventueel knelpunten op te lossen, eventueel als een bulkwijziging. Zo kun je de klant direct op de hoogte stellen van een wijziging, doordat indien gewenst automatisch een nieuwe bevestiging wordt gestuurd met de gewijzigde datum.
Mocht het zijn dat een order om welke reden dan ook voorrang moet krijgen op andere orders kan hier prioriteit aan worden gegeven door er een spoedorder van te maken. Een simpele actie met als gevolg dat automatisch de impact ervan op andere orders in het order planbord naar voren komt, zonder dat er handmatige wijzigingen voor hoeven te worden uitgevoerd.
De voordelen van het order planbord op een rijtje:
- De verkoopmedewerker krijgt direct op basis van een eenduidige berekening te zien wanneer de verkoopregel kan worden uitgeleverd.
- Er worden geen reserveringsposten aangemaakt in het systeem die de orderverwerking en het magazijn belemmeringen op kan leveren.
- Er kan geen voorraad worden gestolen van andere verkooporders. Met behulp van specifieke bevoegdheden kan een leidinggevende de prioriteit van de orders wijzigen.
- Vertragingen bij inkoop worden snel inzichtelijk voor verkoop in de vorm van een dashboard.
- Ook als artikelen eerder binnenkomen dan gepland, en de klant wenst eerder geleverd te worden, wordt dit inzichtelijk in het dashboard.
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie en/of wil je hierover sparren met een specialist? Laat van je horen en we helpen je graag op weg.
GAC