CPQ: versnel je offerteproces door offerteconfiguratie met Power Apps
Vandaag de dag zijn klanten steeds kritischer. Ze verwachten constant een hoge kwaliteit in een steeds kortere tijd. En het liefst tegen de laagste prijs. Maar aan de andere kant worden aan te bieden producten en diensten steeds complexer en kan het, zeker voor nieuwe verkoopadviseurs binnen je organisatie, een hele klus zijn om snel een klantspecifieke offerte op te stellen.
In het slechtste geval had je niet alle informatie compleet en heb je toch een offerte uitgebracht. Op het moment dat de klant akkoord gaf op de offerte was je blij, maar al snel blijkt de inhoud van de offerte niet alle juiste onderdelen te bevatten. Wat weer uitdagingen oplevert bij de levering, met als resultaat: een ontevreden klant. Hoe zorg je er nou voor dat je de complexe producten, projecten en diensten toch snel en juist kunt aanbieden in je offertes zonder dat je teveel mensen binnen je organisatie hoeft te betrekken bij het opstellen van deze offertes? In dit blog vertellen we je meer over de mogelijkheden van offerte configuratie, waarmee je dankzij Power Apps al snel zelfstandig aan de slag kunt.
Waarom CPQ, oftewel offerteconfiguratie?
Wanneer je je herkent in de eerder genoemde probleemstelling, dan is een CPQ (Configure, Price Quote) oplossing waarschijnlijk een zeer interessante optie. Wanneer je offerteconfiguratie gaat toepassen binnen je processen, kun je namelijk erg snel een aantal voordelen behalen:
- Maak van je verkopers écht betrouwbare adviseurs, die eenvoudig de juiste producten en diensten configureren.
- Start niet iedere keer volledig opnieuw aan een offerte, maar creëer een klantspecifieke offerte met templates als startpunt. Hiermee win je veel tijd in je offerteproces.
- Zorg in de offertefase voor een zo accuraat mogelijke prijs en voorkom teleurgestelde klanten.
Doordat je het denkwerk van mensen vertaalt naar spelregels in je configurator, kan iedereen op basis van een uiterst gebruiksvriendelijke tool snel de juiste offertes maken zonder dat je daarbij vergaande productkennis nodig hebt. Naast het feit dat je het leven van je verkopers makkelijker maakt, biedt dit vele nieuwe mogelijkheden. Als je de juiste software in huis hebt, wordt het namelijk ook mogelijk een dergelijke offerte configurator te delen buiten je organisatie. Zo laat je je klanten zelfstandig offertes configureren, wanneer je de configurator integreert binnen je website of e-commerce omgeving. Maar denk ook aan dealers of partners, die jouw complexe producten of diensten verkopen. Door het aanbieden van een configurator kunnen zij het werk voor jou doen en waarschijnlijk zullen ze meer bij je afnemen, omdat zij weer de hoogste service richting hun eindklanten kunnen garanderen.
Steeds meer bedrijven maken gebruik van een CRM systeem of hebben veel klantspecifieke prijsinformatie geborgd in hun ERP systeem. Zorg dat je ook deze logica ontsluit binnen je configuratieproces, zodat je tijd overhoudt om je bezig te houden met het vinden van nieuwe klanten of om nieuwe producten te introduceren.
Offerte configuratie met Power Apps
Dan heb ik vast weer aanvullende software nodig, hoor ik je denken. Wellicht heb je al meer software in huis dan je zelf weet. Want dat is het mooie van het Dynamics 365 Platform; wanneer je gebruik maakt van Dynamics 365 CRM en/of Business Central heb je de mogelijkheid om direct aan de slag te gaan met Power Apps. Nog geen Dynamics 365 gebruiker? Geen nood; Power Apps is een uiterst betaalbare oplossing om te introduceren binnen je organisatie.
Het offerteproces verbeteren
Afhankelijk van de complexiteit van de te configureren producten, diensten en offertes, kan het uiteraard ook lonen om eens te kijken naar een aanvullende CPQ oplossing. Dergelijke oplossingen bieden aanvullend nog eens de nodige extra opties, maar wanneer je nog geen configurator hebt, is Power Apps een prima instapmodel (waarbij we met het woord “instap” wellicht de mogelijkheden van de oplossing te kort doen).
De vervolgstap is uiteindelijk om tot een concrete app te komen. Maar hoe ga je nou al die complexe berekeningen uit je Excel files integreren in een Power App? Wanneer je die berekeningen al gestructureerd beheert in Excel files, ben je al gestart met automatiseren. Deze spelregels kun je vaak prima als uitgangspunt nemen om binnen je app op te nemen.
Bepaal vervolgens ook een duidelijke scope van je eerste offerte configurator app. Welke problemen moet de app op korte termijn oplossen en wat zijn nice to haves voor later? Wil ik de app integreren met mijn ERP of CRM systeem? Moeten er ook documenten worden opgemaakt? Zo maar wat vragen waarmee je rekening moet houden als je de app verder gaat designen. Bepaal op voorhand voor jezelf een duidelijke scope en knip een Power App op in verschillende fases. Doordat je een eerste fase sneller live kunt trekken, krijg je betrokkenheid uit de organisatie en sneller feedback om je app beter te maken.
Integreer je Power Apps offerteconfigurator binnen je reguliere salesprocessen in Dynamics 365 Sales en Business Central
Aangezien je configuratieproces op dit moment waarschijnlijk ook buiten bestaande CRM of ERP systemen om loopt, is het vaak een prima startpunt om de Power App als een losse app uit te rollen binnen je organisatie. Hieronder zie je een voorbeeld, van een erg eenvoudige app om snel een offerte te configureren voor een klantspecifieke motor. Deze app geef je mee aan de sales buitendienst, zodat ze direct samen met de klant op basis van een paar simpele vragen en opties een product en offerte kunnen configureren. Voordat de verkoopmedewerker de klant verlaat, heeft deze de offerte al geautomatiseerd in de mailbox.
Doordat je het juiste eindproduct hebt geconfigureerd en verwerkt in je offerte, zorg je er direct voor dat je ook in je logistieke of productieproces je processen verbetert.
Maar als je al veel processen volledig ondervangen hebt binnen je CRM of ERP omgeving, wil je wellicht de configurator integreren binnen de applicatie waar de verkoopmedewerker al dagelijks in werkt. Dankzij het sterk geïntegreerde ecosysteem van Microsoft, kun je je Power App eenvoudig in bijvoorbeeld je offerte- of verkoopkansproces opnemen.
Hiermee combineer je het beste van twee werelden. Je verkoopmedewerkers werken al in een CRM systeem dat je salesprocessen ondersteunt. Door je Power Apps configurator toe te voegen aan je offertescherm, voeg je een stuk gebruiksvriendelijkheid, kwaliteit en snelheid toe om de juiste producten te selecteren voor de offerte.
In onderstaand voorbeeld zie je de mogelijkheden om een project te configureren, om voorzieningen te leveren voor werkplekinrichting. Door te werken met bepaalde types, bundel je eenvoudig de juiste artikelen. Daarbij worden op basis van diverse keuzevragen en opties, automatisch de juiste artikelen en aantallen verwerkt in je uiteindelijk offerte. Wanneer je tevreden bent over het resultaat, verwerk je dit met één druk op de knop in de offerte of verkoopkans binnen Dynamics 365 Sales. Met de standaard aanwezige functionaliteiten, kun je van hieruit bijvoorbeeld weer eenvoudig je aanwezige offerte lay-outs gebruiken.
Wil je liever de resultaten direct in een order verwerken in je ERP? De mogelijkheden zijn legio. Dankzij een groot aantal standaard connectoren, koppel je eenvoudig Dynamics 365 Business Central als eindstation om je order in te verwerken. Alles vanuit één centrale plek, waar de verkoopmedewerker zijn aanbieding aan het uitwerken is.
Benieuwd hoe dit in praktijk werkt? Bekijk eens onderstaande livestream, waarin we deze toepassing uitgebreid hebben behandeld. Dit geeft je een goed beeld van de werking en mogelijkheden van een offerte configurator op basis van Power Apps. Vergeet je ook niet te abonneren, want iedere drie weken bespreken we weer een ander interessant onderwerp waarbij we het Power Platform inzetten om de productiviteit binnen je organisatie een boost te geven.
Nieuwsgierig of jouw offerteproces te verbeteren is middels offerte configuratie? We kijken graag samen naar je processen om zo te bepalen wat een best practice voor jouw bedrijf kan zijn.
GAC