Steeds vaker zie je dat bedrijven het erg lastig vinden om een haalbare ordertoezegging te doen, op het moment dat een klant vraagt wanneer hij zijn of haar bestelde producten mag verwachten. Op de afdeling orderverwerking zijn niet de juiste tools beschikbaar, om eenvoudig het antwoord te geven op deze vraag van de klant. De markt verandert in een hoog tempo en bedrijven zijn steeds kritischer op hetgeen ze wel of niet op voorraad nemen. Eén van de trends bij groothandels en online retailers de laatste tijd, is dat steeds meer artikelen direct vanuit een leverancier worden geleverd of middels een pre order worden besteld waarbij de artikelen nog onderweg op de boot zijn. Hoe kun je tijdens de orderverwerking dan toch deze essentiële informatie raadplegen? Ervan uitgaande dat je als orderverwerker een verwachte leverdatum te zien krijgt, waar je achter durft te staan. Gebruik de ordertoezegging functie in Dynamics 365 Business Central.
Hoe krijg ik inzicht in mijn artikelbeschikbaarheid bij de orderverwerking?
Voor je zaken denkt te kunnen toezeggen is het wel zo handig om direct de juiste inzichten te hebben bij het verwerken van de order. Alle gewenste inzichten, heb jij in één oogopslag inzichtelijk. Zo zie je direct tijdens het verwerken van de order, de artikelbeschikbaarheid van het ingevoerde artikel in je feitenblok terug. Zo heb jij direct inzicht in alle noodzakelijke beschikbaarheidsgegevens:
- Verzenddatum, op basis van de verzochte leverdatum die de klant heeft opgegeven. Alle beschikbaarheid wordt getoond in context van deze datum.
- Artikelbeschikbaarheid, om direct te zien wat de artikelbeschikbaarheid is op de verzenddatum (rekening houdende met de huidige voorraad, lopende verkooporders en geplande inkooporders).
- Beschikbare voorraad, om te zien wat momenteel op voorraad ligt van het artikel.
- Geplande ontvangst, waarmee je direct een doorkijkje hebt van de aantallen in geplaatste inkooporders.
- Gereserveerde ontvangst, waarmee je direct inzichtelijk hebt welke aantallen reeds gereserveerd zijn in inkooporders.
- Bruto behoeften, zijnde de gevraagde aantallen die de klant bij je bestelt.
- Gereserveerde behoeften, waarmee je inzichtelijk hebt welke aantallen uit de brutobehoeften je eventueel al gereserveerd hebt.
Deze functies geven je als orderverwerker al snel de gewenste inzichten. Als er meerdere artikelen in je order zitten, klik je gewoon door de artikelen heen en wordt de informatie aan de rechterkant van het scherm (het feitenblok) voor je aangepast.
Maar goed, wellicht wil je beter kunnen beoordelen of er nog wat geschoven kan worden in de uitlevering van orders. Ondanks dat ik nu zie, dat ik in principe geen artikelbeschikbaarheid heb op de gevraagde datum en er te weinig in inkooporders staan om de behoefte te vervullen, zou ik al wel kunnen beoordelen of ik bijv. 20 stuks op een eerder moment kan leveren aan de klant. Hiervoor maak je gebruik van de artikelbeschikbaarheid per gebeurtenis. Je klikt simpel door op de -32 bij artikelbeschikbaarheid en je krijgt direct een overzicht van alle inkoop- en verkooporders die specifiek voor dit artikel in de planning staan. Zo zou je nu kunnen beslissen om alvast 20 stuks op 21 juni 2021 te gaan leveren en de rest in back order te zetten.
Available-to-promise en capable-to-promise
Maar als jij je orderverwerking écht wil automatiseren, wil je ook de tools gebruiken om zo veel mogelijk handmatige acties weg te nemen. En ik heb goed nieuws voor je, met Business Central maak je dan gebruik van het juiste orderverwerkingssysteem! Hiervoor maak je gebruik van de ordertoezegging functie, waarmee je een leverdatum kan laten berekenen op basis van available-to-promise (ATP) of capable-to-promise (CTP). Laat me je kort uitleggen wanneer je welke toepast.
Available-to-promise: om een leverdatum te berekenen op basis van aanwezige behoeftes
Vaak geeft de aanwezige artikelbeschikbaarheid je al een goede indicatie of je available-to-promise als berekening voor ordertoezegging kan gebruiken. Op het moment dat er namelijk geen voorraad is of onvoldoende aantallen in inkooporders staan, heb je niet voldoende aanwezige behoefte om een leverdatum te berekenen op basis van voorraad of inkooporders. Als dit wel zo is, kun je de ATP functie eenvoudig gebruiken om te berekenen wat een eerst volgende leverdatum is. Hiermee kun je wellicht de klant direct positief verrassen, door artikelen eerder te kunnen leveren dan hij op voorhand vraagt.
Daarbij hoef je niet zelf te gaan schakelen met de inkoopafdeling, om te informeren wanneer bepaalde inkooporders verwacht worden. Op het moment dat je behoefte in inkooporders ziet staan, zal direct een verwachte leverdatum afgegeven worden op basis van de verwachte ontvangstdatum. Mochten artikelen hierbij op een boot staan, dan wordt er door de inzet van Trade365 ook automatisch rekening gehouden met aanvullen in- en uitslagtijden of levertijd verhogende factoren zoals transport van de haven naar het magazijn.
Het systeem helpt je bij het afgeven van een haalbare leverdatum, die je kan communiceren aan je klant
Capable to promise: om een leverdatum te berekenen op basis van nieuw te genereren behoeftes
In dit voorbeeld zal ik dus een capable-to-promise berekening moeten maken, omdat ik niet voldoende behoefte aanwezig heb om de bestelling uit te leveren. Dan ga je gebruik maken van de CTP berekening. De CTP functie zal een datum gaan berekenen, rekening houdend met de levertermijn van het artikel alsook de levertijd verhogende factoren zoals benoemd bij de ATP berekening. Daar bovenop kun je eenvoudig een buffer toevoegen, wat weer ideaal is als je bijvoorbeeld maar 1x per week inkopen doet. Dan is het slim om standaard met een buffer van een week te werken om niet haalbare leverdata te voorkomen.
Op het moment dat je de CTP berekening uitvoert, gaat Business Central automatisch een voorstel doen voor de geplande leverdatum en eerst mogelijke verzenddatum. Na het goedkeuren van het voorstel, zal er naar wens automatisch een inkoopvoorstel regel aangemaakt worden met de gevraagde aantallen van het artikel. Zo is de afdeling inkoop automatisch op de hoogte van nieuwe behoeftes waar zij rekening mee moeten houden.
Kom altijd je belofte na, door gebruik te maken van reserveringen en het orderplanbord
Wil je zeker weten dat je het artikel op de afgegeven datum kan leveren, dan kun je gebruik maken van reserveringen. Reserveringen worden op een aantal niveaus toegepast:
- Huidige voorraad, zijnde de artikelen die je direct kan leveren.
- Geplaatste inkooporders, zijnde de artikelen die op een later moment verwacht worden maar wel reeds onderweg zijn.
- Op basis van een CTP berekening kunnen nieuwe behoeftes worden gereserveerd in bijvoorbeeld het inkoopvoorstel.
Enerzijds kan de ordertoezegging functie reserveringen voor je maken, maar naar wens zou je deze ook handmatig kunnen plaatsen. Dat is bijvoorbeeld erg handig, als je tussendoor een andere klant sneller zou willen leveren. Vanuit de order behoud je eenvoudig overzicht welke reserveringen van toepassing zijn op de orderregel.
Binnen Trade365 kun je vervolgens gebruik maken van een order planbord. Dankzij deze functie kun je continu bewaken of de afgegeven order data wel haalbaar blijven. Zeker wanneer je ook rekening houdt met behoeftes uit inkooporders, zal hier regelmatig het e.e.a. wijzigen. Op het moment dat bijvoorbeeld een boot vertraagd is, wil je snel kunnen herleiden welke verkooporders hierdoor mogelijk in gevaar komen. Dankzij het order planbord, heb je continu dat inzicht en kun je zo eenvoudig de aanwezige knelpunten gaan oplossen.
GAC