Eventverslag – Microsoft Dynamics NAV nu en in de toekomst

In de Digitaal Transformerende wereld is betrouwbare en toegankelijke ondersteuning van alle zakelijke processen onmisbaar. Dankzij doorlopende innovatie én de cloud kunnen bedrijven blijven focussen op hun eigen corebusiness. Een regelmatige check-in over ontwikkelingen in het IT-landschap kan daarbij geen kwaad. GAC hield daarom op 22 juni een goed bezochte jaarlijkse klantendag. Peter Bosch, Operationeel Directeur van GAC, opende de dag: “In een wereld waarin alles naar de cloud beweegt, is zekerheid nodig. Laat GAC uw gids zijn op die reis naar de digitale wereld.”

“In een wereld waarin alles naar de cloud beweegt, is zekerheid nodig.”

Op de GAC Klantendag 2018 kwamen vernieuwingen in Microsoft Dynamics NAV 2018 en de introductie van Dynamics 365 Business Central aan bod. Een jurist van Holla Advocaten doorliep de top 8 operationele impacts die de AVG/GDPR heeft op organisaties. Vervolgens volgde een introductie van de cloud en de visie van GAC op deze ontwikkeling, gevolgd door een blik achter de schermen. Ter afronding nam DGE de aanwezigen mee in de eigen Digitale Transformatie die door GAC werd geïmplementeerd.

Dynamics 365 Business Central

Het spits werd afgebeten door Business Consultant Gilian Kleinveld. Vertrekkend vanaf een Windows 95 commercial kwam de ontwikkeling van zakelijke software in beeld om uiteindelijk uit te komen bij de introductie van Dynamics 365 Business Central. Microsoft legt met de ontwikkeling van deze versie alle focus op de cloud. Daarbij geldt het principe dat wat in de cloud kan ook on-premise moet kunnen. Voor diegenen die niet naar de cloud willen of kunnen, blijft alle functionaliteit ook on-premise beschikbaar. Maar de stap naar de cloud wordt steeds kleiner.

Microsoft Dynamics NAV 2018

Na de mogelijkheden van Dynamics 365 Business Central verschoof de aandacht naar Microsoft Dynamics NAV 2018 dat in de herfst van dit jaar gelanceerd wordt. Deze nieuwe versie brengt onder meer één menu met wizards waaronder alle instellingen te beheren zijn. Dat maakt het eenvoudiger om zelf aanpassingen te maken, bijvoorbeeld om nieuwe taken aan gebruikers toe te kennen of taken te plannen. Andere grote vernieuwingen zijn de Image Analyzer en werknemersposten. De Image Analyser kan aan de hand van een foto onder meer eigenschappen aan producten toekennen. Werknemersposten kunnen in Dynamics NAV 2018 direct op werknemersniveau afgeboekt worden.

“De GDPR zorgt dat de telefoon al enige tijd roodgloeiend staat. Maar is dat wel nodig?”

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Intellectueel Eigendom-specialist Luuk Jonker van Holla Advocaten nam het tweede deel van de ochtend voor zijn rekening. Invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel bekend als de GDPR, zorgt dat bij Holla Advocaten de telefoon al enige tijd roodgloeiend staat. Maar is dat wel nodig? Hij nam de aanwezigen mee langs de top 8 operationele impacts van de AVG op organisaties.

Strikte interpretatie van de AVG

De schatting is dat 50 procent van de Nederlandse organisaties nog niet voldoen als er een strikte interpretatie van de AVG wordt toegepast. Zelf verwacht Luuk dat dit dichter bij 85 procent van de organisaties zit. Dat is jammer aangezien de inhoud van de wet al 2 jaar bekend is. Gelijktijdig is er geen reden voor paniek. Wat betreft de meeste bepalingen van de nieuwe wet geldt dat het een kwestie is van goed kijken en waar nodig aanpassingen maken. Verwacht wordt dat de Autoriteit Persoonsgegevens als controlerend orgaan in eerste instantie waarschuwingen zal uitdelen en alleen bij moedwillige schendingen overgaat tot hardere maatregelen.

Samenwerken en documentbeheer met Microsoft Office 365

Na de lunch nam Productivity Consultant Fleur Muit de zaal mee naar de cloud. Dankzij Microsoft Office 365 is het voor organisaties eenvoudig en nagenoeg niet merkbaar dat gegevens steeds meer in datacentra, en steeds minder op de eigen laptops en telefoons staan. Documenten, mail en klantdata zijn makkelijker benaderbaar en gelijktijdig beter te beheren. Ook zorgt de cloud dat het eenvoudiger is om met samen te werken zonder dat er verschillende versies van documenten langs elkaar gaan bestaan. Gegevens zijn makkelijker vindbaar en door de volledige integratie van Office 365 met de rest van het Microsoft ecosysteem is het voor medewerkers eigenlijk niet te merken dat ze in de cloud werken.

“Documenten, mail en klantdata zijn makkelijker benaderbaar en gelijktijdig beter te beheren.”

De Digitale Transformatie van GAC

Cloud Consultant Sander Wijnen bracht de praktijk van cloud in beeld door de Digitale Transformatie van GAC zelf als voorbeeld te gebruiken. De transformatie begon, na een aanlooptijd, in 2014 met het invoeren van cloud-gebaseerde software voor GAC medewerkers. Dankzij die nieuwe manier van werken werden er in het opvolgende jaar kosten bespaard en kon een Bring Your Own Device (BYOD) policy opgezet worden. Dat jaar werden alle kantoorapplicaties via Office 365 naar de cloud gehaald. In 2016 volgde Choose Your Own Device (CYOD) en kostenbesparing door afscheid van bijna alle printers. De conclusie: als de backoffice op orde is, ontstaat er ruimte om efficiënter te werken tegen lagere kosten.

Overstap DGE naar de cloud

De laatste spreker van de dag was Rick Kamberg van DGE. Deze groothandel in de speciaalchemie importeert chemicaliën en distribueert die in de 27 landen van de EU. DGE is ontstaan vanuit MAVOM Chemical Solutions en werkte in eerste instantie vanuit hetzelfde pand en binnen dezelfde (door GAC geleverde) Microsoft Dynamics NAV implementatie. Door veranderende wensen van de grootste leverancier was splitsing van software (en panden) van MAVOM en DGE noodzakelijk.

“Na implementatie kunnen back-up en onderhoud zonder eigen gespecialiseerd personeel plaatsvinden.”

Geen investeringen in hardware of gespecialiseerd personeel

De goede ervaring met NAV was reden om te kiezen voor GAC als leverancier van de nieuw te implementeren ERP-oplossing. DGE koos voor de cloud omdat er geen investeringen in hardware noodzakelijk zijn voor deze overstap. Ook kunnen na implementatie back-up en onderhoud zonder eigen gespecialiseerd personeel plaatsvinden. Na een snelle implementatie is DGE blij om nooit meer eigen hardware in huis te hoeven halen. Voor de dagelijkse werkzaamheden is er minder handmatige invoer nodig. Voor de toekomst wordt gekeken hoe de gegevensuitwisseling met leveranciers en klanten het effectiefst te automatiseren is.

Van zekerheid naar zen

Met het succesverhaal van DGE werd de GAC Klantendag 2018 afgesloten. Peter Bosch nam nog één keer het woord om iedereen voor de aanwezigheid te bedanken. Hij keek terug naar de opening van de dag waar gezegd werd dat in een wereld waar alles naar de cloud beweegt zekerheid nodig is. Zijn conclusie aan het einde van de dag was dat je kan stellen dat de cloud niet alleen zekerheid, maar ook zen oplevert.