Groothandels
Nathan
image

Nathan

Fabrieksagent

“We maken nu meer offertes dan vorig jaar en er is op de afdeling veel meer rust gecreëerd.”


Vraagstelling
Een nieuw offertesysteem opzetten ter aanvulling van de al bestaande Microsoft Dynamics NAV bedrijfssoftware.

 

Oplossing
Microsoft SharePoint koppelen aan NAV en aan een speciaal opgezette Excel-module.

 

Resultaat
Overzicht terug over de offertes en stroomlijning van het proces. Verregaand doorvoerde gebruikersvriendelijkheid. Rust op de afdeling.

image
image
image

SharePoint zorgt voor meer offertes

“Wij beheren projecten binnen SharePoint. Met één klik zie ik de klant, de offertes en de betrokken collega’s op de binnen- en buitendienst. Zo zie ik in één oogopslag precies wat er rond die offerte speelt.”

Marco Diephuis is IT-manager bij Nathan Group en vanuit die hoedanigheid verantwoordelijk voor alle software, hardware en communicatie binnen de zes bedrijven die deze groep vormen. Nathan Group werkt met Microsoft Dynamics NAV en daar is in januari 2013 een SharePoint installatie aan toegevoegd. Marco: “We wilden een nieuw offertesysteem opzetten en daar leek SharePoint de beste oplossing voor. We hebben toen, samen met GAC, binnen SharePoint een projectensysteem opgezet."

Nathan Group
De Nathan Group specialiseert zich in warmtepomp- en vloerverwarmingssystemen. Ze houden zich voornamelijk bezig met duurzame projecten. De groep bestaat uit vijf bedrijven: Nathan Import/Export, Lowergy Concepts, Thermoplus, Thermo Actief Benelux en Thermodynamic. Nathan Import/Export levert producten op het gebied van duurzaam verwarmen en koelen. Lowergy Concepts is een totaalpakket van hoogwaardige producten, diensten en expertise voor duurzame woningbouw. Thermoplus realiseert complete duurzame bronsystemen en levert koude- en warmtecentrales. Thermo Actief Benelux realiseert projecten met betrekking tot beton(kern)activering en vloerverwarming en –koeling. Thermodynamic verricht het totale servicetraject van de door Nathan Group ontwikkelde duurzame installatieconcepten.

De groep is importeur van zeven topmerken uit de klimaattechniek. Marco: “Om onze producten te verkopen hebben wij tien man op de weg en intern een aantal medewerkers die offertes maken. Zij staan klanten te woord en geven advies over het gebruik van onze producten. Wij zijn een soort tussenpersoon die zorgt dat groothandelaars en installateurs de juiste informatie bij de producten krijgen. Als een installateur bijvoorbeeld een warmtepomp nodig heeft voor een vloerverwarmingssysteem met een verdeler, dan berekenen wij welke het meest geschikt is en hoeveel vloerverwarmingsbuis hij nodig heeft. Daar maken wij een offerte van en die gebruikt de installateur om zijn materialen bij de groothandel te bestellen.”

Naast advies zorgt de Nathan Group ook voor ondersteuning en begeleiding. Marco: “Ons aparte bedrijf Lowergy Concepts is gespecialiseerd in grote, duurzame woningbouwprojecten. Wij verzorgen bijvoorbeeld voor een complex van vijftig woningen al het tekenwerk. De installateur krijgt de juiste materialenlijsten en wij gaan naar de bouw om de installateur daarin te begeleiden.”

Offertes uitbrengen
Per maand brengt Nathan Import/Export B.V. rond de honderdtachtig offertes uit. Nathan Import/Export B.V. maakt al langer gebruik van Microsoft Dynamics NAV voor relatiebestanden, de financiële administratie, voorraadbeheer en service. In januari is SharePoint aan dit systeem gekoppeld. Marco: “Voor SharePoint er kwam hadden wij een mappenstructuur op onze server. Voor ieder project was er een aparte projectmap waarin de offerte werd geplaatst. In die map starten we een interactiesjabloon en werd een voorbrief gemaakt. Met een apart programma koppelden we de voorbrief aan het interactiesjabloon. Dat document sloegen we op als pdf, en die ging in de projectmap. Als je een offerte wilde zien, moest je eerst de projectmap vinden, maar dan was nog niet duidelijk wanneer de offerte was verstuurd en naar wie die was gestuurd.”

SharePoint zorgt dat het overzicht terug komt en maakt het proces gebruikersvriendelijk. Marco: “Als we nu een nieuw project beginnen, maken we dat aan in SharePoint. Dat genereert automatisch een projectnummer en een koppeling met Harmony zorgt dat al het mailverkeer en alle ingekomen stukken aan het project gekoppeld worden. Vanaf het moment dat wij een project starten worden alle offertes die wij daarvoor uitbrengen en alle e-mails eraan gekoppeld. Je kan zo direct zien wie er met het project bezig is, en wat er speelt.”

Proces gestroomlijnd
SharePoint stroomlijnt het proces en verhoogt de effectiviteit. Marco: “We maken nu meer offertes dan vorig jaar en er is op de afdeling veel meer rust gecreëerd. Als een klant naar mij belt, dan heb ik alleen een projectnummer nodig. Met dat nummer ga ik naar SharePoint, ik typ het in en kom dan gelijk in de projectmap. Daar kan ik precies zien wat er gebeurd is en wie de contactpersonen zijn. Dat werkt gewoon perfect.”

Voor de eigenlijke samenstelling van de offertes maakt Nathan Import/Export B.V. gebruik van documentcreatie die aan SharePoint gekoppeld is. Marco: “Wij hebben bij Nathan veel verschillende concepten. Wil je zonne-energie, of juist niet? Zoek je een vloerverwarmingsverdeler met of zonder pomp? Wil je een onderaansluiting of een bovenaansluiting? Het zijn zo veel concepten dat je dat in een standaard softwarepakket niet kwijt kan. Dan ben je geneigd er speciale software voor te laten schrijven, maar dat is duur en kost veel tijd. Heb je dan wijzigingen, dan moet dat weer aangevraagd worden, waardoor de kosten verder oplopen. Via SharePoint kunnen we heel goed zelf op die behoefte inspringen door gebruik te maken van zelf ingerichte documentcreatie.”

Maatwerksoftware overbodig
Eén Excel-bestand in combinatie met SharePoint maakt maatwerksoftware overbodig. Marco: “De mensen van de binnendienst maken in het begin van het project al de selectie van type vloerverwarmingssysteem, warmtepomp en verdeler. Er zijn zoveel keuzes die zij kunnen maken dat het ons driekwart jaar gekost heeft om de mogelijkheden te updaten en verfijnen. Het is daarom praktisch dat als we ergens tegenaan lopen, we dat zelf kunnen aanpassen. Ik moet zeggen dat we daar toch wel een hele mooie tool voor hebben. Deze is gekoppeld aan SharePoint en dan weer aan de database van Dynamics NAV.”
Dankzij de koppeling naar Microsoft Dynamics NAV zijn de gegevens waarmee gewerkt wordt actueel. Marco: “Je kunt heel veel dingen koppelen aan SharePoint. Het haalt data en gegevens uit Dynamics NAV en dat werkt voor ons heel fijn. Ik ben nu druk bezig om artikelen te classificeren via 2BA. Op basis daarvan zie je best nog wel wat artikelen verkeerd staan. Zo loop ik alle artikelen in Dynamics NAV na. Maar als daar alles goed staat, dan is het gelijk ook goed in SharePoint.”

Complexe problemen ondervangen
SharePoint leent zich om complexe problemen te ondervangen met eenvoudige oplossingen. Marco: “Ik heb binnen SharePoint een aparte site gemaakt met ‘alleen lezen’ documenten voor medewerkers. Daar staat een overzicht van de verschillende producten. Als iemand bijvoorbeeld zoekt naar een warmtepomp van een bepaalde serie, dan kan hij in het Excel-overzicht zien dat er bij die pomp vier documenten horen. In de sheet staat ook een linkje naar de map met die documenten zodat je er gelijk naartoe kan.”

Binnen SharePoint zijn ook meer geavanceerde functies voor documentbeheer mogelijk. Marco: “Het kan veel makkelijker en mooier in SharePoint, maar dit is een tijdelijke oplossing zodat de binnendienst gemakkelijk de juiste documenten kan vinden. Bij ons was het een ratjetoe om het maar zo te zeggen. Als je bijvoorbeeld naar documentatie zocht, dan moet je op de server naar fabrikanten gaan, dan naar de juiste fabrikant, dan naar documentatie, lay-out, enzovoort. Nu hebben we één document. Je zoekt wat je nodig hebt, gaat naar die map toe en kan gelijk de juiste documentatie openen.”

SharePoint is veelzijdig
SharePoint is veelzijdig en naar wens in te zetten. Dat komt onder meer door de gebruikersvriendelijke interface. Marco: “Je werkt met een web-interface. Dat maakt alles overzichtelijker en gebruikersvriendelijk. Als ik bijvoorbeeld een voorbrief wil maken, dan selecteer ik het gewenste sjabloon. Daarna wordt de koppeling naar contacten binnen Dynamics NAV gelegd en selecteert het systeem de juiste persoon voor mij. Zo zet je op een heel makkelijke manier een voorbrief op. Die wordt dan gegenereerd en automatisch in de juiste map gezet. We hebben ook nog een programma gekoppeld om pdf-bestanden te maken. Dus als ik een voorbrief en een Excel-document heb, dan selecteer ik ze, en krijg ik automatisch een pdf met benaming naar de klant toe. Dat is gewoon heel gebruikersvriendelijk. Er is nog veel meer mogelijk met SharePoint, maar zoals het nu loopt zijn wij er al heel erg tevreden over.”

 

CB9 Contact 1180X454 Tradecontact

Vragen over Trade+?

Wilt u met ons groeien? Heeft u vragen over bedrijfssoftware of bent u op zoek naar meer informatie om u te oriënteren? Neem contact met ons op. Onze branche-experts staan voor u klaar.

Maak een afspraak Stel een vraag 0499 58 28 27
Stel een vraag

Maak een afspraak

Chat met ons