Groothandels
Forinn
image

Forinn

Groothandel in Vloer- en raamdecoratie

“Als een klant belt voor prijzen, voorraad of wat dan ook, dan is die informatie direct beschikbaar.”

 

Vraagstelling
Dynamics NAV uitbreiden om aantal interne e-mails te verminderen, e-commerce te optimaliseren en meer inzicht in de cijfers te krijgen.

 

Oplossing
Implementatie van SharePoint voor intranet en klantportalen, upgrade naar Sana Commerce 9.1 voor de webshop en implementatie van QlikView voor analyses.

 

Resultaat
Meer inzicht in de cijfers, geoptimaliseerde webshop en één centrale locatie om nieuws, veiligheidsbladen en bedrijfsdocumenten te vinden.

image
image
image

Snel inzicht in bedrijfsgegevens

“Wij werken nu negen jaar met Microsoft Dynamics NAV. Ik vind het een gebruiksvriendelijk pakket. Iedereen kan ermee werken en snel informatie vinden. Als een klant belt voor prijzen, voorraad of wat dan ook, dan is die informatie direct beschikbaar.”

Eric van de Wouw is Hoofd Automatisering bij groothandel in vloer- en raamtechniek Forinn. Eric: “Wij leveren voornamelijk aan woninginrichters, freelance stoffeerders en parketteurs.” Naast de laminaatcollectie van Balterio levert Forinn eigen laminaat onder de naam Saffier en voorziet het toplaminaat van Alloc. “Dat is bowlingkwaliteit laminaat voor projectmatige vloeren. Die krijg je bijna niet kapot.”

Forinn vloer- en raamtechniek
Naast vloerbedekking en toebehoren dat nodig is om deze te leggen, levert Forinn ook raamtechniek. Dat loopt van gordijnen en jaloezieën tot gordijnrails, haken, garen, loopband en ander toebehoren. Onder de klanten van Forinn zitten ketens zoals Carpetright, Kwantum en Roobol en ook gespecialiseerde woningtextielwinkels. De producten komen voornamelijk van productiebedrijven uit Duitsland, België en Portugal.

200 bestellingen per dag
Forinn verwerkt gemiddeld 200 bestellingen per dag en levert orders die voor half twee binnenkomen de volgende werkdag af. Vanuit drie magazijnen die aan het hoofdkantoor in Asten zitten worden de orders gepicket en voor verzending klaargezet. Grote bestellingen gaan per pallet mee met vrachtwagens van koeriersbedrijf Van den Heuvel Logistiek, kleinere bestellingen worden door de pakketdienst van PostNL opgehaald. Daarnaast heeft Forinn door heel Nederland afhaalvestigingen. Eric: “Dat zijn onze Forinnstores, lokale magazijnen met één medewerker waar stoffeerders naartoe kunnen om goederen op te halen.” De afhaalvestigingen staan in Nuth, Ridderkerk, Zoetermeer, Hengelo, Den Bosch, Hoofddorp, Nieuwegein en Hoogeveen.

Forinn verwerkt gemiddeld 200 bestellingen per dag en levert orders die voor half twee binnenkomen de volgende werkdag af.

 

Volledig beheer van voorraad en verkoopprocessen
Voorraad komt binnen op pallets en in containers. De inhoud daarvan wordt vervolgens in het magazijn op de juiste opslaglocatie gezet. Het volledige beheer van de voorraad en van de verkoopprocessen wordt uitgevoerd met behulp van Microsoft Dynamics NAV. Forinn is daar in 2006 gebruik van gaan maken. Ook zusterbedrijf Estillon werk met Dynamics NAV. Via Microsoft Nederland is Forinn destijds in gesprek met GAC gekomen en die samenwerking bevalt goed. Op 1 juli 2014 heeft Forinn de installatie geüpgraded naar Dynamics NAV 2013.

Voorraadbeheer met Microsoft Dynamics NAV
Binnen Microsoft Dynamics NAV wordt onder meer de volledige voorraad bijgehouden. Op basis van inkooporders wordt de goederenontvangst verwerkt in het systeem. Aan de hand van verkooporders worden pickorders geprint die de opslaglocaties vermelden. Zodra een volledige bestelling gereed is, maakt de orderpicker een vrachtbrief aan en worden de verzonden goederen op de voorraad  afgeboekt. Inventarisatie loopt volgens een vast schema. Eric: “Wekelijks tellen we de voorraad van één rij. In totaal hebben we 36 rijen in onze magazijnen en als we achteraan zijn, beginnen we opnieuw. Jaarlijks hebben we zo 1 of 2 keer de complete voorraad geteld." 

Forinn -750-1

Inzicht in gegevens in Dynamics NAV met QlikView
Vorig jaar is aan Dynamics NAV QlikView toegevoegd. Hiermee is het mogelijk om snel inzicht te krijgen in de gegevens die in Dynamics NAV bewaard worden. Eric: “QlikView geeft snel en eenvoudig nuttige informatie. Met name salesrapportages en omzet halen we hier snel mee naar voren. Het is erg gebruiksvriendelijk, iemand met weinig tot geen computerervaring ziet in vijf minuten hoe QlikView werkt. Dat komt omdat je bij het zoeken naar informatie direct resultaat ziet. Je kan op basis van diverse invalshoeken zien wat er verkocht is. Klik je door dan zie je wat je eraan verdiend hebt, van welke leverancier het kwam, welke marges er gehaald zijn en ga zo maar door.”

Inzoomen op resultaat individuele vertegenwoordigers
Bij een demonstratie van QlikView binnen Forinn laat Eric zien hoe hij via de verkopen van de week kan inzoomen op individuele vertegenwoordigers. Op het scherm is direct te zien hoeveel iedere vertegenwoordiger verkocht heeft en wat de marge per klant was. Door verder te klikken in verschillende schermen is het ook eenvoudig mogelijk om de marge per productgroep en per leverancier naar voren te halen. Valt de marge onder een vooraf afgesteld percentage, dan maakt QlikView de regel rood zodat dit direct de aandacht trekt.

"Met QlikView kun je het zo gek niet bedenken of de statistiek komt naar voren."

 

Clickview -forinn

Druk op de knop geeft direct resultaat
Eric: “Het handige aan QlikView is dat ik niet zoals in Excel met formules of andere ingewikkelde zaken moet werken. Ik druk op de kop en zie direct resultaat. Je kunt het zo gek niet bedenken of de statistiek komt naar voren. Wil je het jaar ervoor hebben? Dan klik ik op 2015 en het staat in beeld. Het spreekt echt helemaal voor zich.”

Online verkoop
Voor online verkoop gebruikt Forinn de Sana Commerce add-on voor NAV. Die wordt op 1 april 2016 vernieuwd naar Sana Commerce 9.1. Met 12.000 producten in het assortiment vraagt het online aanbieden om extra aandacht. Eric: “Op dit moment halen onze zeven vertegenwoordigers veel opdrachten binnen. Die gaan bij de klanten langs, geven advies, zorgen dat de stalencollectie er netjes uitziet en nemen de orders op. Daarnaast bestellen klanten rechtstreeks via de telefoon, per fax of per mail en verkopen we via onze afhaalvestigingen. Online halen we op dit moment bijna 10% van de orders binnen.”

Overstap naar Sana Commerce 9.1
Daar wil Forinn verandering in brengen en daarom is de overstap naar Sana Commerce 9.1 gemaakt en een upgrade van de online store ingezet. Eric: “We hebben aan de klanten gevraagd wat we konden verbeteren op de huidige webshop. Daaruit bleek dat er te veel schermen doorlopen moesten worden om te kunnen bestellen. Ook kwam naar voren dat de zoekfunctie niet optimaal werkte. Dat hebben we als verbeterpunten meegenomen. We hopen dat we met de nieuwe versie nog meer orders via de webshop binnenkrijgen.” (de webshop van Forinn). 

Forinn -180-person  Forinn -assortiment -180  Forinn -180-product -rail  Forinn -180-product

SharePoint voor samenwerking
Aan het einde van 2015 heeft Forinn ook SharePoint laten implementeren. Eric: “We zijn dat op dit moment aan het inzetten als een soort intranetomgeving. We waren hier heel goed in het elkaar doormailen van documenten, nieuwsbrieven en informatiebladen. Nu hebben we afgesproken dat we die informatie allemaal in SharePoint plaatsen. Dat is dan één vaste locatie waar je kunt kijken als je iets nodig hebt. Dat scheelt enorm in de stroom mails die rondgaat.”

Documentbeheersysteem en klantportalen
SharePoint biedt naast een ver doorgevoerd documentbeheersysteem ook een waslijst aan andere mogelijkheden zoals klantportalen, microwebsites en mogelijkheden om gedeelde werkomgevingen met partners op te zetten. Eric: “We kijken eerst hoe het gaat lopen, welke vragen er zijn, wat mensen willen en wat we missen. Om te beginnen wilden we stoppen met continu onderling doormailen. Dan dacht je dat je de mail niet had ontvangen en bleek bij zoeken op datum dat hij er toch wel was. Daar zijn we nu van af.”

"Via SharePoint kan ik bij klanten de openstaande posten, orders, facturen en laatste bezoekverslagen zien.”

 

Enorm veel mogelijkheden in SharePoint
Eric: “Wij zien enorm veel mogelijkheden in SharePoint. We zijn er nu net drie maanden mee bezig en willen het gebruik rustig en gefaseerd invoeren. Dat geeft mensen de tijd om eraan te wennen voor we gaan uitbreiden. De site die we gemaakt hebben is puur informatief. We hebben wel al klantsites geactiveerd, dus op het moment dat ik ben ingelogd kan ik via SharePoint bij klanten de openstaande posten, orders, facturen en laatste bezoekverslagen zien.”

Optimalisatie en vullen webshop
Verdere uitbreiding van de mogelijkheden van de software staan bij Forinn voor de korte termijn niet op de planning. Eric: “We willen eerst SharePoint verder optimaliseren. Er kan zoveel met SharePoint en we willen dat onze mensen ermee weten te werken. Verder gaan we onze webshop perfect vullen. De volledige catalogus overbrengen naar de omgeving. Daar zijn we op dit moment volop mee bezig: zorgen dat er goede foto’s bij staan en dat de productinformatie juist is, zodat we onze klanten optimaal kunnen informeren.”

 Forinn -360-2  

Over naar Cloud
Ook zijn er ambities als het gaat om de ICT-infrastructuur. SharePoint draait bij Forinn op basis van Office 365 in de cloud. Voor de implementatie van deze software is geen eigen server-hardware nodig. Dynamics NAV 2013 draait nog wel op eigen hardware. Omdat het bedrijf volledig afhankelijk is van de software, is de cloud een aantrekkelijke mogelijkheid. Eric : “Wij kunnen niets meer zonder computer. Als het systeem hangt, hapert of eruit ligt, dan zitten hier zestig man niets te doen. Daarom denken we na over een migratie naar de cloud. We hebben de migratie voor dit jaar op de planning staan.”

forinn-contactfoto

Heeft u inzicht in uw bedrijfsgegevens?

Door Microsoft Dynamics NAV te analyseren met QlikView kunt u eenvoudig en snel antwoord krijgen op complexe bedrijsvragen. GAC levert met Trade+ een moderne oplossing op basis van Microsoft Dynamics NAV, aangevuld met krachtige business optimizers van onze branchespecialisten. Wilt u weten wat we voor uw resultaten kunnen doen? Neem vandaag nog contact op!

Maak een afspraak Stel een vraag 0499 58 28 27
Stel een vraag

Maak een afspraak

Chat met ons