Groothandels
Mega Ceramics
image

Mega Ceramics

Groothandel in tuin-, balkon-, terras-, interieur- en sfeerartikelen

"Ik denk dat ik met deze software twee keer zo veel omzet kan draaien.”

 

Vraagstelling
Bestaande maatwerkoplossing vervangen door moderne software die met de organisatie mee kan groeien.

 

Oplossing
Het huidige ERP-systeem vervangen door Trade+. Als onderdeel daarvan de handscanners en terminals mobiel ondersteunen met NAV Anywhere, en overstappen op Microsoft Office.

 

Resultaat
Volledig vernieuwde bedrijfssoftware waarmee aansluiting te leggen is met alle grote retail-organisaties. Efficienter ingerichte processen en het begin van een samenwerking voor de lange termijn met een full service ICT-partner.

image
image
image

"Ik denk dat ik met deze software twee keer zo veel omzet kan draaien”

“Geen maatwerk, maar standaard oplossingen. Dat was mijn uitgangspunt. Je kan er altijd voor kiezen om een knop te verplaatsen zodat alles makkelijker loopt. Maar wij hebben steeds weer de afweging gemaakt: dit is het systeem, dit het proces. Is het niet praktischer om het proces zo bij te stellen dat het goed op het systeem past?”

Frans Dilven is directeur van het in Waalwijk gevestigde Mega Ceramics, een groothandel in tuin-, balkon-, terras-, interieur- en sfeerartikelen. Zijn organisatie is één van de grootste import- en exportbedrijven in Europa. Vanuit 50.000 m2 magazijn levert Mega Ceramics dagelijks gemiddeld 125 tot 150 pallets uit. Dat is sterk seizoensgebonden. In het hoogseizoen van half januari tot en met half augustus gaan er per dag tussen de 300 en 350 pallets de deur uit, in het laagseizoen zakt dat naar gemiddeld 50 pallets per dag. Per jaar worden er voor bulkbestellingen ook nog 1.500 containers verwerkt. Frans: “Bij ons gaat alles in pallets. Je kan bij ons rechtstreeks uit de bulkhal volle pallets kopen of via de orderpick een pallet laten vullen.”

Importeren uit heel de wereld
De producten op die pallets zijn voornamelijk potten. Frans: “Onze corebusiness is en blijft bloempotten. Daar valt alles onder waar een plant in kan. Daarnaast hebben we een hele range decoratieve artikelen. Dat doen wij binnen ons bedrijf met ongeveer veertig man personeel.” De producten importeert Mega Ceramics uit heel de wereld. Frans wijst in zijn kantoor op een kaart van Zuid-oost Azië. “Dat is eigenlijk de inkoopkaart. We kopen veel in China, Vietnam, Indonesië, Maleisië en Thailand. Maar we halen eigenlijk producten uit heel de wereld. Kruiken uit Tunesië, glas uit Egypte, gebakken potten uit Mexico, Spanje en Portugal, rood steen uit Italië, plastic uit Griekenland, en ijzer uit Bulgarije.”

Exporteren binnen en buiten Europa
Het verkoopgebied van Mega Ceramics geeft Frans aan met de kaart van Europa in zijn kantoor. “We hebben veel business in de Benelux, Frankrijk en Duitsland. Voor verkoop hebben wij naast Nederlanders ook een aantal Duitse medewerkers in dienst. Vanuit Waalwijk spreiden we ons uit over de rest van Europa. We hebben eigen verkopers in binnen- en buitenland, en werken onder meer in Frankrijk en Engeland met agenten. Buiten Europa verkopen wij ook in Australië, Canada, Amerika, Costa Rica, Dubai, Qatar, de Emiraten en Israël. We staan in China met ons clay fiber product op de beurs. Vanaf daar exporteren we over heel de wereld ook kunststof potten die een ander bedrijf hier in Waalwijk maakt."

Ontstaan uit samenwerking
Mega Ceramics is vijfentwintig jaar geleden ontstaan uit een samenwerking van twee los opererende importeurs. Ad Spijkers zag op vakantie in Griekenland een pottenbakkerij en besloot de potten naar Nederland te importeren. Piet Leijten had een inkoopkanaal in Spanje. De twee kwamen elkaar tegen en zagen voordelen in samen verder gaan. Omdat uit zowel Griekenland als Spanje keramiek werd geïmporteerd, is de naam Mega Ceramics bedacht. In 2010 is Piet Leijten met pensioen gegaan en heeft Frans Dilven de aandelen overgenomen. 

Warehouse voor orderpicking
Bij bezoek aan Mega Ceramics is twijfel over de omvang van dit import- en exportbedrijf niet mogelijk. We bezoeken eerst meerdere showrooms die we via het kantoor benaderen. Via één van de showrooms betreden we een warehouse voor orderpicking. Alle producten staan gelijkvloers op eigen pallets en zijn voorzien van een barcode. Pickers halen met behulp van platformstapelaars de bestellingen op en leggen gevulde pallets in een eigen hal klaar voor transport. Op de locatie in Waalwijk wordt zoveel materiaal verwerkt dat Mega Ceramics een eigen milieustraat voor verpakkingsmateriaal heeft, inclusief een container voor potscherven; breukschade is een bedrijfsrisico.

Voorraadbeheer in bulkwarehouse
Na een rondgang door een orderpicking-hal gaan we naar voorraadbeheer kijken in een bulkwarehouse. Daar torenen ogenschijnlijk honderden pallets gestapeld in rekken metershoog boven ons uit. Containers arriveren hier vanuit de haven in Rottterdam en worden op de ontvangstlocatie aan het begin van de hal geleegd. Voor het opstapelen is een reachtruck in gebruik die met cabine en al kan stijgen zodat pallets tot aan het plafond in rekken passen. Aan het plafond hangt om de paar meter een draadloze router. “De WiFi ontvangst is hier uitstekend”, zegt Frans, “dat hebben we allemaal nieuw aangelegd voor NAV Anywhere." Met deze module voor NAV kunnen mobiele apparaten direct gegevens met het systeem uitwisselen. Frans: "Ze scannen hier een pallet en geven het aantal producten op het scherm van de reachtruck op. Daarna zetten ze die pallet op een locatie en scannen daar de barcode. Via NAV Anywhere staat al die informatie vervolgens direct in NAV.”

Barcodescanning Mega Ceramics

Internationale containerplanning
Dat voor internationale import en export, containerplanning, en het beheer van 50.000 m2 warehouse-oppervlak, betrouwbare bedrijfssoftware nodig is, zal niemand verbazen. Frans: “Als het computersysteem uitvalt en ik moet een pallet hebben, dan kan ik gaan zoeken. Maar al weet ik dat er twee in het warehouse staan, die krijg ik niet gevonden. Als ik één voor één alle locaties af ga uiteindelijk wel. Maar gewoon door de gangpaden lopen? Vergeet het maar.”

Linux ERP vervangen door Microsoft Dynamics NAV
Voor beheer en bedrijfsondersteuning is Mega Ceramics ongeveer vijftien jaar geleden gebruik gaan maken van ERP. Gekozen is voor een maatwerkoplossing op basis van Linux en de openbron kantoorsoftware OpenOffice.org. Frans: “Ze hebben destijds met Linux een heel geavanceerd programma weten te maken. Maar in andere producten zoals Microsoft Dynamics NAV zijn veel meer investeringen gedaan. Op een gegeven moment werd ons pakket niet snel genoeg doorontwikkeld. Het bleef achter, was te complex, niet modulair opgebouwd, en de programmatuur was één groot spinnenweb.”

Problemen met OpenOffice 
Ook de kantoorsoftware was niet optimaal. Frans: “We hadden te maken met problemen met OpenOffice. Op zich werkte het wel, maar het was het altijd net niet. Dan Kreeg je een volledig opgemaakt document binnen, maar dat klopte niet helemaal. Als ik thuis een PowerPoint-presentatie maakte en die naar mijn werk mailde, dan kreeg ik die hier niet goed op mijn scherm.”

“Van alle systemen die we vergeleken hebben sprong NAV eruit, omdat dit het meest doorontwikkeld is.”

Overstappen op Microsoft Dynamics NAV
In mei 2014 werd besloten de knoop door te hakken en over te stappen op een nieuw ERP-systeem. Een ingrijpende stap waarbij niet alleen de bedrijfssoftware vervangen werd, maar ook alle werkstations, en de volledige ICT-infrastructuur. Frans: “Alle oude computers terug omzetten van Linux naar Microsoft was geen optie. We hebben daarom thin-clients gekocht en een server ingericht met Word, Excel en Outlook. Binnen de ERP-systemen viel onze keuze op Microsoft Dynamics NAV. Van alle systemen die we vergeleken hebben sprong NAV eruit, omdat dit het meest doorontwikkeld is.”

Ervaren kennispartner voor de groothandel
Al snel kwam GAC Business Solutions als ervaren partner in beeld. Frans: “Die keuze is gevallen omdat we een goede beleving hadden met de mensen en het bedrijf. GAC levert een compleet pakket met Trade+ als toegevoegde waarde. Daar hebben we een EDI module, NAV Anywhere, en de salestool SANA Commerce aan toegevoegd. NAV zelf is vooruitstrevend. Het geeft een doordacht gevoel en je kan er bijna automatisch mee werken. De denkwijze en patronen die je al gewend bent van Word, Excel en Outlook zitten ook in NAV. Ik zocht ook een partner waarbij ik zo veel mogelijk in één hand kon leggen. Dan komt je uit bij een bedrijf met een bepaalde body zodat je op lange termijn continuïteit hebt. Ik doe graag zaken met kleine bedrijven, maar deze software is cruciaal binnen mijn organisatie. Bij een klein bedrijf heb je het risico dat je te horen krijgt: 'ik kan u vandaag niet helpen, ik ben ziek'. Daarom heb ik gekozen voor zekerheid. Het is gewoon belangrijk dat dit goed geregeld is.”

“Daarom heb ik gekozen voor zekerheid. Het is gewoon belangrijk dat dit goed geregeld is.”

Virtuele implementatie van Microsoft Dynamics NAV
Tussen mei en november is het grootste deel van de implementatie van Dynamics NAV uitgevoerd. Lastig bij de implementatie was dat de infrastructuur binnen het bedrijf niet berekend was op Windows. Daarom kon er alleen met simulaties getest worden. Frans: “Normaal richt je een aantal werkplekken dubbel in, dan kun je vast kijken of het werkt. Maar wij konden dat niet. We konden zelfs de logistiek niet testen. We hadden hier op kantoor allemaal barcodes op kasten geplakt zodat we konden scannen. Normaal zou ik zeggen: test in het warehouse. Maar dat ging niet. We konden daar helemaal niet testen.”

Live-gang in weekeind
Vanwege de seizoengebondenheid van Mega Ceramics werd de live-gang gepland voor het weekeind van 12 december. Frans: “Dat vond iedereen nogal spannend, we waren eigenlijk nog niet zo ver. Maar het hoogseizoen begint in de tweede of derde week van januari. Dan ga mijn orders pieken. Als we op 12 december niet klaar waren, dan zouden we op zijn vroegst pas begin januari live kunnen. Maar als het dan niet zou werken, dan zouden we gelijk helemaal vastlopen. Dat risico was te groot. Als we niet in december live zouden gaan, dan zou het pas in juni kunnen. Maar dan is de vaart uit zo’n project en kun je opnieuw beginnen.”

In twee dagen live
Op vrijdag 12 december ging de implementatie live. In de middag zijn nog wat uitdraaien gemaakt en is begonnen met het converteren van alle gegevens. Zaterdagochtend is de stekker uit de oude server gegaan en zijn de nieuwe machines aangesloten. Ook zijn de computers op de werkplekken vervangen door thin-clients. Frans: “We hadden van tevoren al een server laten inrichten met Word, Excel en Outlook. Dat is het voordeel met die thin-clients, stekkers erin en het werkt allemaal. Alleen de laptops voor verkopers waren nog even lastig, daar zijn we op zaterdag en zondag nog mee bezig geweest. Toen zijn ook alle terminals op de reachtrucks en alle handscanners vervangen.”

Samenwerking met GAC
Frans: ”Iedereen stond dat weekeind stand-by, maar het is eigenlijk relatief soepel verlopen. Na de live-gang hebben we wel problemen gehad. GAC kwam hier om die in samenwerking met de key-users op te lossen. Steeds van scratch: probleem benoemen, oplossing zoeken, volgende. We hadden de basis goed liggen en daar kun je op bouwen. Dat loopt niet altijd even soepel, onder druk wordt alles vloeibaar, maar dat is hoe wij werken. Wij zijn een handelsonderneming en hebben vaak wat meer lef. Duw het er maar gewoon doorheen, want als je overal over na gaat denken dan kunnen wij geen handel voeren.”

Mega Ceramics Dynamics NAV   Mega Ceramics Werkplek 180  Mega Ceramics Scanning Dynamics NAV  Mega Ceramics Dynamics NAV assortiment

Groei gerealiseerd
Frans: “Januari, februari en maart waren zware maanden, maar toen liep het soepel. Uiteindelijk ben ik tevreden over hoe het gegaan is. Wij hebben groei gerealiseerd in een jaar waarin het hele ERP-systeem en alle andere software en computers vervangen zijn. Ik raad niemand aan om het op deze manier te doen, maar als ik terugkijk dan zou ik het weer zo doen.”

Iedere organisatie een eigen factuur
Microsoft Dynamics NAV biedt een flexibele basis om mee te werken. Frans: “Bij ons wil bijna iedere organisatie een andere factuur hebben. Wij hebben een goede basis gemaakt waar alles in zit. Vervolgens kunnen we heel eenvoudig kiezen. Als de klant dat op de factuur wil hebben, dan zetten wij het er neer. Moet het ergens anders op de factuur staan? Dan passen we het sjabloon aan.” Bij het maken van offertes biedt de koppeling met Office voordeel. Informatie die in Microsoft Dynamics NAV staat, kan eenvoudig in Word worden toegevoegd. Frans: “We moeten vaak specificaties van producten aan een offerte koppelen. We halen die rijen uit NAV en kopiëren ze direct de offerte in.”

“Als de klant dat op de factuur wil hebben, dan zetten wij het er neer. Moet het ergens anders op de factuur staan? Dan passen we het sjabloon aan.”

Nieuwe mogelijkheden Dynamics NAV benutten
De implementatie van Microsoft Dynamics NAV is uitgebreid en biedt veel mogelijkheden, waarvan een deel nog niet benut is. Frans: “Wij zijn zes maanden geleden gemigreerd en hebben daarna eerst ons hoogseizoen gedraaid. Dat geeft niet veel tijd om te experimenteren met nieuwe opties. In het hoogseizoen hebben we wel veel kanten van het programma geraakt. Daarom kunnen we nu concreter zijn in wat we willen. Met de CRM module hebben we bijvoorbeeld tot nu toe niet veel gedaan. Maar omdat we het programma beter kennen, kunnen we die plek nu goed inrichten."

Klanten sneller helpen door E-commerce gekoppeld aan Microsoft Dynamics NAV
Om salesmensen te ondersteunen en om een webshop te onderhouden is de module van Sana Commerce geïmplementeerd. Hiermee worden gegevens in NAV gebruikt om direct de webshop aan te sturen. Salesmensen gebruiken een app om met behulp van de iPad bij klanten orders op te halen die vervolgens direct in NAV opgenomen worden. Op de webwinkel is beschikbaarheid van producten zichtbaar en kunnen klanten zaken als kortingen en orderhistorie direct inzien. Werken met NAV biedt een bijkomend voordeel. Op artikelniveau zijn verschillende namen en beschrijvingen aan hetzelfde artikel te koppelen. Dat maakt het onder meer mogelijk om met verschillende talen te werken zonder duplicaten van een product te moeten maken.

Meer bezoekers voor webshop
Wat betreft directe verkopen is e-commerce nog niet groot. Frans: “Op termijn gaat dat steeds meer worden, daar ben ik van overtuigd, maar nu komen veel orders nog traditioneel binnen. Onze verkopers halen die gewoon op. We zien in de webshop wel dat het aantal bezoekers fors is toegenomen. Die komen kijkinspiratie opdoen en bellen dan met een verkoper. Voor grotere klanten hebben we overigens ook EDI. Die sturen orders op die manier naar ons toe en die handelen we dan automatisch af.”

Twee keer zo veel omzet
Nu de implementatie is afgerond en het eerste hoogseizoen achter de rug is, is het tijd om te optimaliseren en plannen voor de toekomst te maken. Frans: “Onze strategie voor de lange termijn is bestendig doorgroeien, zowel in omzet als in omvang. Wij zijn een professionele partij die retail-organisaties helpt omzet te boeken in een segment waar ze zelf niet altijd thuis zijn. De investering in Microsoft Dynamics NAV maakt voor ons groei mogelijk. Wij zijn in staat om aansluiting te krijgen met alle grote retail-organisaties. Onze warehouses bieden mogelijkheden genoeg en in ons kantoor is nog ruimte. We hebben geen beperkingen meer. Ik denk dat ik met deze software twee keer zo veel omzet kan draaien. Waarom niet?”

Mega Ceramics Contact Foto

Stimuleer de groei van uw bedrijf met Trade+

Trade+ biedt een solide basis om de processen van uw groothandel mee te ondersteunnen en zo groei te stimuleren. Wij leveren een moderne oplossing op basis van Microsoft Dynamics NAV, aangevuld met krachtige business optimizers van onze branchespecialisten. Wilt u weten wat we voor uw resultaten kunnen doen? Neem vandaag nog contact op!

Maak een afspraak Stel een vraag 0499 58 28 27
Stel een vraag

Maak een afspraak

Chat met ons