GAC Business Solutions

Software, op de balans of rechtstreeks in het resultaat?

22 mei, 2013 in Algemeen

Ver voor de live-gang komt de investering, en aan de basis van die investering ligt vanzelfsprekend goed financieel advies. Nadine Rooijmans van Van Loon Accountants: “Software is lastig, het economische eigendom moet vastgesteld worden, dit bepaalt de wijze van verwerking op de balans of in het resultaat.”

Hoewel het logisch lijkt om de investering als afschrijving met investeringsaftrek op te voeren, mag dit in praktijk niet altijd. Voor hardware in de meeste gevallen wel. Die aanschaf is vanuit een financieel perspectief eenvoudig. Nadine: “De investering die je in hardware doet, moet je op de balans activeren en daar mag je (mits het totaal onder een bepaald maximum blijft) investeringsaftrek over claimen.”

Eigendomsrecht of gebruikersrecht
Bij software ligt het lastiger omdat het om een product gaat dat niet fysiek aanwezig is. Centraal staat de vraag wie het eigendomsrecht heeft. Degene die dit recht kan claimen, kan de software ook aan anderen verkopen. In praktisch alle gevallen ligt dit recht bij degene die de implementatie doet. Die draagt dan ook de  economische risico’s.

Nadine: “Als je een los pakket aanschaft, dan is het eigendomsrecht duidelijk, dat ligt bij het bedrijf dat het gekocht heeft. Zodra je een jaarlijks bedrag gaat betalen voor gebruiksrecht, dan is er mogelijk sprake van huur van software.” Zoals op een kantoorgebouw bij koop wel afgeschreven kan worden en bij huur niet, geldt dat ook voor software. Binnen die metafoor geldt dat de eigenaar van de software verantwoordelijk is voor de kosten van onderzoek en ontwikkeling.

Onderhoudskosten
Voor de gebruikers zijn onderhoudskosten van meer belang. Nadine: “Als je iemand laat komen voor onderhoud aan je software of om apparatuur te repareren, dan maak jij zelf die kosten. Het maakt niet uit of je per incident betaalt of een onderhoudscontract hebt. Maar stel nou dat er in de aanschaf van het systeem een onderhoudscontract is verwerkt? Dan moet dat op de balans goed te scheiden zijn en daar moet je vooraf rekening mee houden. Een onderhoudscontract mag je niet activeren, je kunt het wel over de betreffende jaren “uitsmeren” door het als overlopende post op de balans op te nemen.”

Cloudsoftware
Software in de cloud, oftewel een dienst die niet op eigen apparatuur loopt maar via internet benaderd wordt, maakt de administratie eenvoudiger. Nadine: “De basis is dan vaak een abonnement en dat is geen actief. Je hebt dan geen recht op investeringsaftrek en je kunt het niet afschrijven. Je hebt abonnementskosten, een soort huur van software.”

Zonder uitzondering geldt voor administratieve afhandeling van de aanschaf van software dat geen twee gevallen gelijk zijn. Nadine: “Bel vooraf altijd met de accountant, dat kan nooit kwaad. Je zult in moeten gaan op vragen als het economisch eigendom, wie draagt het risico van waardeverandering en voor wie, welke kosten zijn. Kijk in ieder geval welk deel van de kosten op de balans geparkeerd moeten worden en welk deel van de kosten rechtstreeks ten laste van het resultaat komen. Dat zijn zaken die er toe doen.”

Deel dit bericht
Chat met ons