GAC Business Solutions

Lagere afwikkelkosten en snellere doorlooptijd met Document Management

9 juli, 2012 in Zakelijke dienstverlening Algemeen

Als zakelijke dienstverlener heeft u dagelijks te maken met inkomende documenten. In toenemende mate worden de traditionele documenten vervangen door elektronische versies zoals een factuur in PDF, een gescand contract van uw klanten of een eenvoudig e-mailbericht. Deze documenten worden nog vaak op ‘traditionele’ wijze gearchiveerd, wat gepaard gaat met veel handwerk. Met een geautomatiseerde verwerking van uw documenten zijn veel efficiency voordelen te behalen. Uw documenten zijn daarmee voor iedereen toegankelijk en middels een doordachte zoekmethode vinden uw medewerkers snel de relevante documenten ook weer terug.

Efficiënte documentbehandeling
U kunt nog een optimalisatieslag maken. Documenten komen immers uw organisatie binnen, waarna ze worden behandeld; facturen worden op juistheid gecontroleerd, contracten worden ingepland et cetera. Om dit proces efficiënter in te richten, biedt GAC een op SharePoint gebaseerde workflow en documentafhandeling. Zo brengt u de papieren versie van uw Administratieve Organisatie (AO) op een uniforme manier tot leven via de browser. Door een verregaande integratie tussen SharePoint en de back office software worden de transacties die voortkomen uit uw documenten (facturen e.d.) direct in uw financiële administratie verwerkt.

Een greep uit de voordelen van de GAC document- en factuurverwerking:

  • Klaar voor de toekomst met de nieuwste technieken zoals XML facturen, maar ook e-mail, PDF etc.;
  • Uniforme en geautomatiseerde afwikkelingen van documenten door toepassing van uw eigen bedrijfsregels  en workflow voor een foutloze afhandeling.
  • Documenten digitaal door de organisatie verzenden, alerts toepassen bij wijzigingen van de documenten en direct inzicht welke behandelaar welke documenten nog moet afwikkelen.
  • Flexibele workflow die zorgt voor vlotte fiattering, door de juiste mensen en in de juiste volgorde, met een volledige integratie met uw back-end systeem.
  • Direct inzicht in de kosten en het leggen van de juiste verbanden met uw inkopen.
  • Geen fysieke distributie en opslag meer.
  • Meer inzicht in de snelheid en betrouwbaarheid van uw eigen dienstverlening door managementrapportages.

De rekensom is snel gemaakt. De besparing in de afwikkelingskosten van documenten bedraagt al snel tussen 25-50% en de doorlooptijd bij het behandelen van uw documenten wordt aanzienlijk verkort. Een goed doordacht Document management systeem verbetert ook de kwaliteit en responsesnelheid naar uw klanten toe. Verbetering van uw dienstverlening, wie wil dit niet in deze tijd?

Meer weten over hoe u de doorlooptijd van documentbehandeling versnelt, en de afwikkelingskosten vermindert? Neem contact met GAC op.

Deel dit bericht
Chat met ons